Приказ об аренде автомобиля с экипажем образец


Налогообложение и бухучет аренды автомобиля у физического лица


Казалось бы, выплатить компенсацию или арендовать у сотрудника автомобиль — дело обычное. Однако налоговые и юридические последствия таких выплат работникам вызывают множество вопросов у бухгалтеров. В данном выпуске мы расскажем о том, как грамотно арендовать автомобиль сотрудника, а также возместить сотруднику его затраты по использованию личного автотранспорта в интересах организации, какие тонкости и нюансы нужно учесть при этом.

  1. арендовать у работника автомобиль;
  2. заключить договор на оказание транспортных услуг;
  3. выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;
  4. возможна также и передача машины в безвозмездное пользование или лизинг.

В данном выпуске мы предлагаем разобраться в порядке выплаты сотруднику компенсации за использование и износ личного автомобиля, а также в особенностях учета по договору аренды транспортного средства у сотрудника.

Если работа сотрудника связана со служебными поездками и он с согласия или ведома работодателя использует собственный автомобиль, работодатель выплачивает ему компенсацию за использование автотранспорта, а также возмещает расходы на ГСМ, техническое обслуживание и др.

Следует различать компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях и расходы, связанные с использованием личного автотранспорта. Так, к компенсации относят выплаты за сам факт использования работником личного имущества, а к расходам, связанным с использованием личного транспорта, относятся расходы на ГСМ, ремонт и др.

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Общий размер компенсации должен быть прописан в отдельном соглашении к трудовому договору.

Это требование содержится в статье 188 Трудового кодекса.

  1. Работник должен написать заявление в бухгалтерию организации на ежемесячную выплату соответствующей компенсации;
  2. Работник должен подтвердить, что имущество принадлежит ему именно на праве собственности.
  3. Работник обязан представить заверенную копию техпаспорта;
  4. Работник должен согласовать выплату компенсации с руководством;

Выплаты осуществляются на основании приказа руководителя. Кроме того, чтобы подтвердить использование транспорта в служебных целях, работнику необходимо вести учет служебных поездок в путевых листах и представить работодателю и чеки на покупку горюче-смазочных материалов.

Аренда автомобиля у директора ООО

Возможно ли, чтобы генеральный директор ООО брал в аренду автомобиль у себя? Договор аренды транспортного средства без экипажа будет удостоверен подписями одного и того же лица, но от имени разных сторон, при этом необходимо обратить внимание на следующее:данная сделка должна быть одобрена решением общего собрания участников общества, исключение составляют общества (ООО), состоящие из одного участника, который одновременно осуществляет функции единоличного исполнительного органа данного общества. Согласно ст. 53 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.

Следовательно, действия органов юридического лица, направленные на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей юридического лица, признаются действиями самого юридического лица. Как разъяснил Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 06.12.2005 N 9341/05 по делу N А06-586-14/03, органы юридического лица не могут рассматриваться как самостоятельные субъекты гражданских правоотношений и, соответственно, выступать представителями юридического лица.В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Сторонами данного договора является арендодатель и арендатор. Арендодателем по данному договору выступает физическое лицо, а арендатором юридическое лицо в лице генерального директора.Таким образом, договор аренды транспортного средства без экипажа будет удостоверен подписями одного и того же лица, но от имени разных сторон, при этом необходимо обратить внимание на следующее.Согласно ст.

45 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» сделки, в совершении которых имеется заинтересованность лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа общества, должны быть одобрены решением общего собрания участников общества, исключение составляют общества (ООО), состоящие из одного участника, который одновременно осуществляет функции единоличного исполнительного органа данного общества.
45 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» сделки, в совершении которых имеется заинтересованность лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа общества, должны быть одобрены решением общего собрания участников общества, исключение составляют общества (ООО), состоящие из одного участника, который одновременно осуществляет функции единоличного исполнительного органа данного общества. Без получения указанного выше согласия на заключение такой сделки договор аренды может быть признан впоследствии недействительным.Кроме того, в силу пп.

7 п. 2 ст. 105.1 Налогового кодекса РФ организация и лицо, осуществляющее полномочия ее единоличного исполнительного органа, признаются взаимозависимыми лицами для целей налогообложения. При определении налоговой базы с учетом цены товара (работы, услуги), примененной сторонами сделки для целей налогообложения, указанная цена признается рыночной, если федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, не доказано обратное либо если налогоплательщик не произвел самостоятельно корректировку сумм налога в соответствии с п. Цитата: Как правильно оформить договор аренды автомобиля29.07.2011 Самое привлекательное условие для компании в такой форме сотрудничества с водителем на личном авто прописано в статье 646 ГК:

«Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией»

.

Расходы в связи с эксплуатацией – это не только ГСМ; это и мойка, и ТО, и текущий ремонт, и страхование, и возмещение вреда, причиненного автомобилю.

Однако стороны могут перераспределить обязанности по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля по своему усмотрению.

Достаточно прописать в договоре, кто какие расходы несет. Для того чтобы договор не вызвал претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюсти ряд условий. По нашему мнению, заключению договора должен предшествовать приказ, в котором обосновывается необходимость аренды (например, обеспечение бесперебойной работы какой-либо из служб компании и т.

п.) и дано поручение юристу или иному ответственному лицу подготовить проект договора. Напомним, что сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или опять же собственником (ст.

608 ГК РФ). Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации документы, подтверждающие его право владения на машину. Такой бумагой является паспорт транспортного средства (ПТС).

В период действия договора аренды в компании должна храниться его копия.

свидетельство о регистрации автомобиля; талон техосмотра; страховой полис, если риски застраховал сам сотрудник. марку машины; год выпуска; цвет; номер кузова и двигателя; государственный регистрационный номер. Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, то он не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ). Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору.
3 ст. 607 ГК РФ). Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору.

Она определяется по договоренности. В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Как правило, она вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп.

1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ). Можно установить и иной порядок, например, в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ). Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 614 ГК РФ). При передаче автомобиля обязательно составляется акт приема-передачи.

Его можно оформить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7. В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств.

В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, арендная плата принимается в расходы для определения налогооблагаемой базы, поэтому для компании очень привлекательно ее увеличивать.

Однако существует позиция Минфина по данному вопросу. В ведомстве считают, что

«при принятии решения о размере арендной платы за автомобиль организация должна руководствоваться ценами, сложившимися в данном регионе»

(письмо Минфина от 19 августа 2005 г.

№ 03-11-04/2/52). На практике определить рыночную стоимость будет сложно, и для организации в этом случае важно, что в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы.

№ 03-11-04/2/52). На практике определить рыночную стоимость будет сложно, и для организации в этом случае важно, что в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Все неустранимые сомнения в виновности лица толкуются в его пользу.

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре, или последний день отчетного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Налог на прибыль уменьшают обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п.

1 ст. 252 НК РФ). Экономическую оправданность легко обосновать – она указана в приказе, о котором говорилось выше.

приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками; заявки на использование арендованных автомобилей; копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.

Особо заостряем ваше внимание на оформлении путевых листов, так как этот документ будет являться оправдательным и для разных расходов. Существует приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, который устанавливает обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г.
либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г.

№ 78, с особым контролем наличия в них реквизитов, названных в приказе Минтранса № 152 (разрешается дополнять унифицированные формы необходимыми реквизитами); либо разработать собственную форму путевого листа с соблюдением требований приказа Минтранса № 152 (см. ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Учет арендованных автомобилей у предпринимателей, применяющих общую систему налогообложения

По возвращении командировочный должен передать в бухгалтерию приказ, проездную документацию, счета с мест ночевки, чеки из заправок.

Как составить приказ на командировку на автомобиле Кроме общественного транспорта для переездов по служебной необходимости можно использовать автомобиль, принадлежащий компании, арендованный, принадлежащий сотруднику по согласию руководителя. Приказ оформляется стандартный, но необходим определенный объем сопроводительной документации и согласование сумм авансовых выплат. Аванс выдает бухгалтерия на основании распоряжения руководителя или расходного ордера.

После возвращения командировочный обязан предоставить в бухгалтерию отчет по авансовой выплате, служебную записку, путевой лист и документы, подтверждающие расходы.

Если они превышают аванс, работодатель возмещает разницу. Если аванс полностью не использован, остаток возвращается в кассу.

На личном Если работник использует личный автомобиль, кроме приказа оформляется: отдельное соглашение или приложение к трудовому договору, определяющее размер компенсаций ст.

В соглашении должно быть указано, какие издержки работодатель обязуется компенсировать: покупку ГСМ; компенсацию при ДТП ; компенсацию при поломке. Сумма рассчитывается, исходя из объема двигателя, расстояния, стоимости ГСМ.

Налогом не облагаются суммы до руб. При поездках за границу не подлежит налогообложению руб. При ДПТ компенсация выплачивается только в том случае, если командированный сотрудник не является виновником аварии и такая выплата предусмотрена соглашением.

При поломке руководителю трудно определить, что послужило причиной выхода из строя транспортного средства. Чтобы получить компенсацию, необходимо детально описать все условия в соглашении.

В любом случае требуется документация, подтверждающая расходы: квитанции, чеки с указанием суммы расходов.

Путевой лист содержит: название вида документа и номер; время действия период командировки ; данные из паспорта сотрудника, его должность; информацию об авто номер, модель, марку, данные из техпаспорта ; дату выезда и дату приезда; расходы на ГСМ. При заключении договора аренды на автомобиль между сотрудником и работодателем выплачивается: арендная плата; расходы на ГСМ в размере, указанном в документации; компенсация за износ. Для владельца авто это более выгодный вариант.

О командировке, в том числе на авто, расскажет видео ниже: На служебном Законодательно урегулированного порядка для переездов по служебной необходимости на автомобиле на самом деле нет. Работодатели разрабатывают его самостоятельно.

Чаще всего при поездках на служебном авто порядок такой же, как на личном.

Дополнительно к приказу оформляется путевой лист. Для расчетов расхода ГСМ используются чеки из заправок и записи в путевом листе. Объем компенсации не ограничивается — суммы из чеков просто плюсуются. На арендованном Базируясь на ст. Это значит, что невозможность использовать общественный транспорт — не единственный аргумент.

Это значит, что невозможность использовать общественный транспорт — не единственный аргумент. Документацией, подтверждающей издержки, считается:.

Что представляет собой договор аренды ТС с экипажем

Договор аренды транспортного средства с экипажем – это документ, регулирующий отношения между лицом, берущим ТС в аренду, и арендодателем. В дополнение к транспорту арендодателем «прилагается» водитель, осуществляющий перевозку пассажиров или грузов, но при этом остающийся работником арендодателя, который платит ему зарплату, начисляет с нее налоги и т.д.

Экипаж выполняет указания арендатора в части коммерческого использования ТС, в остальном (вопросы техэксплуатации, управления и т.д.) водители подчиняются арендодателю. Расходы по эксплуатации ТС, возникающие в период аренды (ГСМ, оплата парковок и т.д.) обычно несет арендатор. В документе обязательно должен быть указан конкретный период времени, на который техника переходит во владение к арендатору.

Невозможно взять транспорт в аренду на неопределенный срок. Предельный срок действия договора законом не определен. https://www.youtube.com/watch?v=0Kz_7-3JLD4 Документ составляется в письменной форме независимо от срока его действия.

В нем должны быть указаны существенные условия, без них договор будет считаться не заключенным. К таким условиям относятся данные, позволяющие точно определить ТС, подлежащее передаче арендатору (марка, госномер и др.). Также для надлежащего согласования предмета аренды в документе надо определить условия предоставления ТС во временное владение и пользование за конкретную плату, обязанности, права и ответственность сторон.

Правовое регулирование

Правовые основы договора приведены в ст. 632 ГК РФ, при этом на сделку не распространяются положения ст.

621 ГК РФ, касающиеся преимущественного права арендатора на заключение соглашения на новый срок. Плата за аренду называется фрахтом, она состоит из стоимости аренды ТС и оплаты услуг экипажа.

Аренда транспортного средства с экипажем предполагает следующее: владелец ТС предоставляет его во временное пользование за определенную плату.

При этом арендодатель оказывает своими силами услуги по управлению ТС и технической эксплуатации.

Поддерживать надлежащее техническое состояние авто в течение срока аренды должен арендодатель, в т.ч. проводить ремонт, включая капитальный (ст. 634 ГК РФ).

Приказ об аренде автомобиля в связи с ремонтом служебного автомобиля (образец заполнения)

Мурлыкин¦ ¦ ¦ ¦ С приказом ознакомлены: ¦ ¦ ¦ ¦ юрист Лапкина Е.И.

Лапкина¦ ¦ 17 мая 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ секретарь Рысева Г.З. Рысева¦ ¦ 17 мая 2010 г.¦ ————————————————————————— Комментарии: ————————————————————————— ¦ Закрытое акционерное общество ¦ ¦ «Сибирская краса» ¦ ¦ ¦ ¦ Приказ N 43 ¦ ¦ об аренде автомобиля ¦ ¦ ¦ ¦г.

Образец приказ о необходимости аренды автомобиля у физического лица

В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Если решено взять автомобиль сотрудника в аренду, нужно оформить следующие документы:

  • акт приема-передачи автомобиля;
  • договор аренды транспортного средства. К нему должны быть приложены копии правоустанавливающих документов на автомобиль (ПТС, талон техосмотра и др.);
  • путевой лист.

Остановимся на каждом из документов более подробно.Взять автомобиль в аренду можно с экипажем (за рулем – собственник авто) либо без. Причем в договоре аренды нужно четко прописать, какие расходы несет арендодатель, а какие – арендатор.Рассмотрим основные виды затрат, которые могут возникнуть при аренде транспортного средства. Договор аренды автомобиляс экипажем Договор аренды автомобилябез экипажа Услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля Предоставляются арендодателем Не предоставляются арендодателем Обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем состоянии (включая текущий и капитальный ремонт) Исполняется арендодателем.

Акт приёма-передачи автомобиля

г.

______ «___ » ______________ 20__ г. № п/п Наименование, марка Количество Номера, наличие 1.

Автомашина , марка, модель Регистрационный знак Идентификационный номер (VIN) Тип ТС Год выпуска Модель двигателя Двигатель Шасси (рама) Кузов (коляска) Цвет Мощность двигателя Рабочий объем двигателя Разрешённая мак.

масса, кг. Масса без нагрузки, кг. 2. Паспорт ТС (копия) 3. Талон технического осмотра 4.

Коврики резиновые 5. Зеркалов заднего вида 6.

Зеркало бокового вида 7. Домкрат 8. Набор ключей 9. Насос 10. Колесо запасное 11.

Комплект зимней резины 12. Комплект летней резины 13.

Брызговики 14. Щётки стеклоочистителя 15. Аккумулятор 16. Ключ зажигания, замка дверей 17.

Сигнализация и брелок сигнализации 18. Радиостанция, тангетка, антенна, разрешение 19.

Трос 20. Знак аварийной остановки 21.

Аптечка 22. Огнетушитель 23. Автомагнитола 24.

Защита картера Автомобиль укомплектован полностью.

Показания на спидометре:_________________км. При приёме автомобиля Арендатору переданы следующие документы:

  1. свидетельство о регистрации серия__________№_______________;
  2. талон прохождения техосмотра №______________;
  3. страховой полис по ОСАГО серии_________№______________, в том числе извещение о ДТП;
  4. копия паспорта ТС серия___________№ ________________;
  5. разрешение на радиостанцию___________________.

Арендатор сверил фактические номера шасси (кузова) в подкапотном и багажном отделениях, двигателя, номер для запчапстей, VIN, с номерами, указанными в документах. Арендодатель предоставил Арендатору в полном объеме необходимую информацию об автомобиле с соответствии с руководством по эксплуатации.

Арендатор с правилами эксплуатации автомобиля ознакомлен. Имеющиеся замечания по автомобилю_____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Акт составлен в двух экземплярах по одному для каждой стороны.

Арендодатель: Арендатор: Автомобиль передал: Автомобиль принял: ___________________/_________________/ ___________________/_________________/ (подпись) (фамилия) (подпись) (фамилия) Приложение № 1 к Договору аренды автомобиля № ____ от «____»__________20__ г.

Бухучет и налогообложение аренды автомобиля у сотрудника, без экипажа

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации.

Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность.

В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Договор № аренды транспортных средств с экипажем

г. _____________ «___» ____________ 20__г. ____________________________, именуемое в дальнейшем «АРЕНДАТОР», в лице _____________________________________________, действующего на основании ________, с одной стороны, и ____________, именуемое в дальнейшем «АРЕНДОДАТЕЛЬ», в лице _______________________________________, действующего на основании ______________, заключили настоящий договор о нижеследующем:

Договор аренды автомобиля с экипажем

Внимание ДОГОВОР аренды автомобиля с экипажем № г.

«» г. в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем: 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору легковой (грузовой и т.д.) автомобиль марки , выпуска года, производство , идентификационный номер (VIN) , двигатель N , кузов N , цвета, номерной знак , зарегистрированный «» года в ГИБДД района, именуемый в дальнейшем — автомобиль, во временное владение и пользование за плату, а также оказывает Арендатору своими силами услуги по управлению автомобилем и по его технической эксплуатации.

1.2.

«Расходные» документы

Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документов, , вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы.