Опись личного дела учителя образец скачать


Особенности формы описи внутренних дел


В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

  1. итогового количества документов в описи;
  2. порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
  3. общего количества листов описи.

Подписывается документ сотрудником, который его составил. О порядке составления описи читайте также в статье .

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается.

Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия.

На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию.

Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Зачем нужна опись?

Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу.

При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться.

Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо. Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело. Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой .
Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой .

Ведение личных дел работников

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности.

Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала.Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ.

В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя.На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  1. работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.
  2. руководители структурных подразделений и их заместители;
  3. главные (ведущие) специалисты;
  4. руководители – глава предприятия, его заместители, помощники;
  5. работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  6. работники, на которых возложена полная материальная ответственность;

Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте.

Опись материалов личных дел работников — что это такое

Личное дело представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись.

Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. . В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника.

Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле. Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.
Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы.

Причин для этого несколько:

  1. Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
  2. Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
  3. Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже).

Либо можно составить этот документ самостоятельно. Он будет содержать следующие реквизиты:

  1. в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.
  2. даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
  3. индекс дела;
  4. количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
  5. номер по порядку;
  6. примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
  7. гриф утверждения руководителя;
  8. название организации, которая сдает документы в архив;
  9. наименование дела;

Рубрики: Tags: Понравилась статья?

Подпишитесь на рассылку Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 11:45 31 октября 2020 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 13:30 15 марта 2020 Кадровое делопроизводство

Нормативная база


Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т.

д. При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

  • Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».
  • «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
  • Трудовой кодекс РФ (глава 14).
  • ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
  • ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
  • ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

  1. Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
  2. Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
  3. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  4. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Бланк описи документов личного дела

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Как подписать документ электронной подписью:

  • Выбрать подходящий тип подписи.
  • Установить специальную программу.

19 Ноября 2020 в 16:48 Электронное оформление нарядов-допусков на опасные работы — способ сэкономить компаниям массу ресурсов.

Для того чтобы реализовать эту модель, стоит внимательно изучить нюансы законодательства как об электронных подписях, так и по охране труда.

07 Октября 2020 в 16:11 Найти ОКПО по ИНН — это один из простых и быстрых способов узнать один из важнейших статистических кодов, идентифицирующих организацию. Данные из классификатора необходимо указывать в первичных документах, в ряде отчетных форм и документов.

16 Сентября 2020 в 14:10 Срок ответа на претензию — это количество дней, данное для исправления нарушения после выставления претензий в письменном виде. Рассмотрим, что такое претензия и какие сроки для ответа на нее предусмотрены законодательством. 02 Сентября 2020 в 17:47 Согласно трудовому законодательству, работники сферы образования должны своевременно проходить проверку на предмет соответствия занимаемой должности.

02 Сентября 2020 в 17:47 Согласно трудовому законодательству, работники сферы образования должны своевременно проходить проверку на предмет соответствия занимаемой должности.

В 2020 году порядок аттестации педагогических работников на соответствие должности претерпел некоторые изменения. По каким правилам теперь проходит проверка, расскажем в статье.

Рекомендуем прочесть:  Звпния фсин где котируються

02 Сентября 2020 в 15:35 28 Ноября 2020 25 Ноября 2020 15 Ноября 2020 03 Ноября 2020 30 Октября 2020 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Подводим итоги

Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них. В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле.

Оформляют описи специалисты кадровой службы. Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.

Правила формирования личного дела на сотрудника

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания .Образец обложки личного делаЗаведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона

«Об основах государственной службы Российской Федерации»

(№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «, не имеющего личного дела».

Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

  1. медицинские справки;
  2. ;
  3. .
  4. копии документов об образовании;
  5. выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
  6. личное ;
  7. выписка из приказа о приеме на работу;
  8. рекомендации и характеристики;
  9. , , ;
  10. выписки из протоколов об избрании на должность;

2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

  1. служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  2. копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
  3. копии документов об образовании, повышении квалификации;
  4. акты, уведомления и т. д.
  5. ;
  6. выписки (копии) из , и , переводах и перемещениях и т. д.;

3.

Документы о прекращении трудового договора.Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.Образец внутренней описи документов личного делаОсновываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку — «дело».

В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения.

Типы, размеры, технические требования».На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).Скачать

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

Какие документы входят в состав

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

  • Заполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.
  • Копии всех страниц паспорта.

Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т.

д. Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы.

Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы. По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013

«Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»

.