Обязательно ли оплачивать проезд в командировке или можно только проживание


Обязательно ли оплачивать проезд в командировке или можно только проживание

Оплата проживания без подтверждения


Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании. В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации. При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет.Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии.

Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.

Как оформить командировку?

Чтобы оформить командировку за счет принимающей стороны, необходимо составить два базовых документа — приказ о направлении сотрудника в служебную поездку и упомянутый коллективный договор. При этом за сотрудником сохраняются некоторые обязательства:

  1. За весь период нахождения за ним сохраняется рабочее место;
  2. Возмещаются суточные расходы за каждый день нахождения в служебной поездки. Сюда относятся и те суммы, которые были потрачены лишь с разрешения руководителя: оформление паспорта для заграницы, телефонная связь, приобретение визы и тому подобное.

В договоре должна быть представлена максимально точная информация.

В нем описываются базовые командировочные расходы и указывается, какое предприятие должно их возместить. Как правило, другая компания должна оплатить аренду жилого помещения или номер в гостинице, а также билет как по приезду, так и отъезду. В этом случае желательно указать нужный вид транспорта и тип аренды жилья.

Входит ли оплата багажа в командировочные расходы

Из статьи Вы узнаете: 1.

Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.

2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки. 3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете. Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.
Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.

Подробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье.

Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки.

Один за всех платит, один за всех и отчитывается

Алена В командировку едет руководитель.

Билеты и проживание в гостинице оплачивает секретарь со своей банковской карты.

В таком случае отчитываться за руководителя тоже должен секретарь?

Несмотря на то, что в автобусном билете содержится минимум нужной информации, это не помеха для учета расходов на проезд в командировке : Да, если секретарь тоже направлен в командировку и там он оплачивает затраты на проезд и проживание за руководство.

Каждый работник по итогам командировки должен отчитываться только о своих тратах. Секретарь в расходах отразит оплату проживания в гостинице за себя и руководство, а также расходы на билеты.

В отчете руководителя таких расходов вообще не будет. И это нормально. Ведь расходы секретаря обоснованны — они сделаны не для личных целей, а для нужд компании. Если хотите дополнительно подстраховаться, можно попросить секретаря написать пояснительную записку с описанием ситуации.

Если же секретарь не ездил в командировку, а оплатил затраты на билеты и проживание в гостинице со своей банковской карты до начала командировки руководителя, нужно:

  1. утвердить этот авансовый отчет у руководителя или получить его одобряющую визу на заявлении. После чего надо возместить расходы секретарю. Дожидаться начала/окончания командировки руководителя для этого не нужно.
  2. составить авансовый отчет о расходах секретаря, приложив к нему подтверждающие документы (приобретенные билеты, подтверждение из гостиницы об оплате, выписку с банковской карты). Если аванс не выдавался, нужно написать заявление на имя руководителя на возмещение расходов;

А вот для целей налогообложения прибыли расходы на проезд и проживание в командировке надо будет учесть после окончания самой командировки и утверждения авансового отчета по ней, .

Выводы

Законодатель предоставляет возможность брать на себя расходы по оплате командировок принимающим организациям. Такие служебные поездки имеют особенности оформления.Предприятие, которое приглашает сотрудника на выполнение его трудовой функции, оговаривает статьи расходов, которые будут финансироваться за его счет.Направляющая сторона в таком случае несет оставшуюся расходную часть, к которой относятся заработная плата и суточные (при условии, если принимающая сторона не желает их оплачивать).

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — или позвоните бесплатно: — Москва — — Санкт-Петербург — — Другие регионы — Это быстро и бесплатно!

Служебная командировка: учет расходов на проезд

Иногда у сотрудников финансовых служб учреждений возникают сложные ситуации с принятием к учету командировочных расходов, в отношении которых законодательные документы не содержат положений, как поступать в тех или иных случаях.

В этой статье предлагаем ознакомиться с нормативными документами, которыми следует руководствоваться при принятии к учету расходов на проезд сотрудников, направляемых в служебные командировки, и с разъяснениями финансового ведомства по отдельным нестандартным ситуациям.

Кроме того, рассмотрим порядок бюджетного учета расчетов с командируемым сотрудником. Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст.

166 ТК РФ). Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определены Положением № 749. Этим документом, в частности, установлено следующее: – в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем; – поездка сотрудника, направляемого по распоряжению руководителя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующего учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также считается командировкой; – местом постоянной работы является место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения), работа в котором обусловлена трудовым договором. Сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдаются: – служебное задание, утверждаемое руководителем учреждения, которым определяется цель его командировки (п.

6 Положения № 749); – оформляемое в единственном экземпляре и подписанное руководителем учреждения командировочное удостоверение, которым подтверждается срок пребывания сотрудника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п.

7 Положения № 749).Размеры возмещаемых расходов на проезд В силу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику командировочные расходы. К таким расходам, в частности, относятся расходы на проезд к месту служебной командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы, которые подтверждаются соответствующими проездными билетами (п.

12 Положения № 749). Согласно п. 11 Положения № 749 размеры возмещаемых расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры возмещения указанных расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, ограничены Постановлением Правительства РФ № 729.

В частности, расходы на проезд сотрудника казенного учреждения к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: – железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда; – водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы; – воздушным транспортом – в салоне экономического класса; – автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
В частности, расходы на проезд сотрудника казенного учреждения к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда: – железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда; – водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы; – воздушным транспортом – в салоне экономического класса; – автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси). При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда: – железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда; – водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения; – автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Возмещение расходов в указанных размерах производится учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.Обратите внимание Превышение расходов на проезд, если они произведены сотрудником с разрешения или ведома руководителя, может возмещаться только за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения (п.

3 Постановления Правительства РФ № 729). Для гражданских служащих установлены иные ограничения.

Так, расходы на проезд гражданских служащих к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставлению в поездах постельных принадлежностей), а также на проезд из одного населенного пункта в другой (если гражданский служащий командирован в несколько государственных органов (организаций), расположенных в разных населенных пунктах) воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, по следующим нормам (п. 21 Порядка № 813): Установленные ограничения по возмещению расходов по пользованию воздушным транспортом морским и речным транспортом железнодорожным транспортомГражданские служащие, замещающие высшие должности гражданской службы категории «руководители» По стоимости билета I класса Не выше стоимости проезда в каюте «люкс» с комплексным обслуживанием пассажиров По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории «СВ» или в вагоне категории «С» с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-классаГражданские служащие, замещающие высшие должности гражданской службы категории «помощники (советники)», «специалисты» По тарифу стоимости билета бизнес-класса Не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сиденияГражданские служащие, замещающие главные, ведущие, старшие и младшие должности гражданской службы По тарифу стоимости билета экономического класса Не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров По стоимости проезда в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагону экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения Командированному гражданскому служащему оплачиваются расходы на проезд до станции, пристани, аэропорта при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.

При отсутствии проездных документов возмещение таких расходов им не производится (п.

22 Порядка № 813).Обратите внимание По решению руководителя (уполномоченного им лица) гражданскому служащему при наличии обоснования могут быть возмещены расходы на проезд к месту командирования и обратно – к постоянному месту прохождения федеральной государственной гражданской службы – воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом сверх норм, установленных Порядком № 813 и условиями, в пределах средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание соответствующего государственного органа (п. 24 данного порядка).Документальное подтверждение расходов на проезд В настоящее время проездные документы чаще всего приобретаются в электронной форме, то есть в виде электронного билета.

Как же документально подтвердить расходы, связанные с приобретением такого билета? Сначала отметим, что электронный билет используется для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании, в котором информация о перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на транспорте.На железнодорожном транспорте с 01.01.2012 применяется форма электронного проездного документа (электронного билета), утвержденная Приказом Минтранса РФ от 31.08.2011 № 228. Согласно п. 2 данного приказа контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Контрольный купон оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру. Учитывая изложенное, по мнению Минфина, документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (Письмо от 08.11.2011 № 03‑03‑06/1/719).В гражданской авиации применяется форма электронного пассажирского билета, утвержденная Приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134.
Учитывая изложенное, по мнению Минфина, документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (Письмо от 08.11.2011 № 03‑03‑06/1/719).В гражданской авиации применяется форма электронного пассажирского билета, утвержденная Приказом Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134. При приобретении сотрудником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), документами, подтверждающими факт оплаты, по мнению Минфина, являются (Письмо от 04.07.2011 № 03‑03‑07/24): – чек контрольно-кассовой техники; – слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник; – подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета; – другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

При этом факт произведенной перевозки удостоверяет распечатка электронного документа – электронная маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.Бюджетный учет расходов на проезд Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 21.12.2011 № 180н, расходы по оплате проезда к месту служебной командировки и обратно – к месту постоянной работы транспортом общего пользования (соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта) при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

В силу п. 83 Инструкции № 162ндля учета казенными учреждениями расчетов с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг применяется счет 208 22 000.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами должен быть организован в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф.

0504071) (п. 218 Инструкции № 157н). Отметим, что данные формы утверждены Приказом № 173н.

Причем если аналитический учет ведется в карточке учета средств и расчетов, то при оформлении журнала операций расчетов с подотчетными лицами графы 6 и 7 «Остаток на начало периода» и графы 11 и 12 «Остаток на конец периода» могут не заполняться. Бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм на основании данных утвержденного авансового отчета.

При этом дата утверждения авансового отчета руководителем учреждения является датой признания расходов в бюджетном учете. Основные проводки, связанные с учетом расчетов с сотрудником, направленным в служебную командировку, по выданным за счет бюджетных средств в подотчет суммам на приобретение проездных билетов приведем в таблице.

Содержание операции Дебет Кредит Пункт Инструк-ции № 162н Выданы сотруднику из кассы учреждения наличные денежные средства для оплаты проезда 1 208 22 560 1 201 34 610 49 Приняты расходы на проезд на основании подтверждающих документов, приложенных к авансовому отчету 1 401 20 222 1 208 22 660 41 Возвращен в кассу учреждения остаток неиспользованного аванса на приобретение проездных документов 1 201 34 510 1 208 22 660 84 Произведено удержание из заработной платы сотрудника неиспользованной суммы 1 302 11 830 1 304 03 730 108 Отражено закрытие задолженности 1 304 03 830 1 208 22 660 84 Пример Сотрудник казенного учреждения направлен в служебную командировку, в связи с чем ему был выдан аванс на проезд к месту командировки в сумме 2 400 руб.

из кассы учреждения. По возвращении он представил в бухгалтерию утвержденный руководителем авансовый отчет, к которому были приложены проездные документы, подтверждающие фактические расходы на проезд в сумме 2 200 руб. Остаток неиспользованных сумм на основании заявления сотрудника был удержан из его заработной платы. Эти операции в бюджетном учете казенного учреждения будут отражаться следующим образом: Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.

Выданы сотруднику из кассы учреждения наличные денежные средства для оплаты проезда 1 208 22 560 1 201 34 610 2 400 Приняты расходы на проезд на основании подтверждающих документов, приложенных к авансовому отчету 1 401 20 222 1 208 22 660 2 200 Произведено удержание из заработной платы сотрудника неиспользованной суммы 1 302 11 830 1 304 03 730 200 Отражено закрытие задолженности 1 304 03 830 1 208 22 660 200Разъяснения по нестандартным ситуациям Приведем разъяснения финансовых органов относительно признания расходов на проезд в нестандартных ситуациях при исчислении налога на прибыль и НДФЛ. Считаем, что эти разъяснения можно применить и в целях бюджетного учета.Вправе ли учреждение учесть расходы на приобретение проездного документа для проезда работника к месту командирования и обратно, если он отзывается из отпуска и направляется к месту командировки из места отдыха, а после завершения служебного задания опять возвращается в место отдыха? Из Письма Минфина РФ от 16.08.2010 № 03‑03‑06/1/545 следует, что в этом случае учреждение вправе учесть в составе расходов затраты работника на проезд из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.В случае утери посадочного талона можно ли считать расходы на проезд документально подтвержденными на основании маршрут/квитанции и ваучера на проживание в отеле?

Согласно п. 84 Федеральных авиационных правил при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.

При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация. В Письме Минфина РФ от 27.02.2012 № 03‑03‑07/6 сказано, что в случае утери посадочного талона, выдаваемого авиаперевозчиком, в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету может являться справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Следовательно, предъявляемые сотрудником маршрут/квитанция и ваучер на проживание в отеле не могут рассматриваться в качестве документов, подтверждающих понесенные им расходы на проезд.Может ли являться документом, подтверждающим командировочные расходы на приобретение электронного авиабилета, его копия,в которой указаны Ф.

И. О. подотчетного лица, маршрут, стоимость билета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту? Из разъяснений Минфина, приведенных в Письме от 23.09.2011 № 03‑03‑07/34, следует, что бумажная копия электронного билета не может являться оправдательным документом, подтвержда- ющим понесенные на его приобретение расходы.

Как уже было указано выше, такими документами могут являться сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой приведена стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту.Возмещаются ли сотруднику расходы на проезд в случае несовпадения даты убытия, указанной в проездном документе, с датой, указанной в командировочном удостоверении?

Как уже было указано выше, такими документами могут являться сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой приведена стоимость перелета, с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту.Возмещаются ли сотруднику расходы на проезд в случае несовпадения даты убытия, указанной в проездном документе, с датой, указанной в командировочном удостоверении?

Согласно Письму Минфина РФ № 03‑03‑06/1/545 в том случае, когда срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), расходы в виде оплаты проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы сотруднику не возмещаются.

В этом же письме разъясняется, что в случае, когда сотрудник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, расходы на проезд от места проведения свободного от работы времени до места работы будут ему возмещены.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.Возмещаются ли сотруднику, направленному в служебную командировку, расходы по приобретению билетов на проезд к месту командирования и обратно, если их оплата произведена банковской картой другого лица? Нормативные документы не содержат ответа на поставленный вопрос, поэтому воспользуемся разъяснениями ФНС, приведенными в Письмеот 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876. Из него следует, что одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику учреждения является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием его банковской карты.

В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и других, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и им подтверждается возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется. В этом случае наряду с документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно представляет расписку лица с подтверждением того, что ему возмещены соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.

_______________________________

  • Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утв. Приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 № 82.
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
  • Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утв. Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
  • Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
  • Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».
  • Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
  • Инструкция по его применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
  1. , эксперт журнала «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение»

Источник: журнал .

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Повышенная комфортность

А как быть с повышенными расходами на дорогостоящие билеты для топ-менеджеров компаний?

Стоит отметить, что контролирующие органы не против включения в состав командировочных расходов затрат на билеты бизнес-класса и в вагонах повышенной комфортности при наличии соответствующих проездных билетов.

(Письма Минфина России от 24.07.2008 № 03-03-06/2/93, от 21.04.2006 № 03-03-04/2/114, УФНС России по г.

Москве в письме от 26.08.14 № 16-15/084374).

В стоимости билета может указываться отдельно стоимость питания. Минфин РФ в Письме от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976 поясняет, что эти затраты не учитываются при расчете налога на прибыль, поскольку они не отвечают условиям признания расходов, установленных в статье 252 НК РФ.

Стоимость платного сервисного обслуживания, включенная в цену билета на проезд в вагоне повышенной комфортности, не образует у командированного работника дохода, с которого нужно удержать НДФЛ.

Такая позиция выражена в письме Минфина России от 02.07.15 № 03-04-06/38183. Когда в служебную поездку отправляется руководство компании, то могут быть дополнительные расходы на пребывание в VIP-зале аэропорта или вокзала. Эти расходы фирма может учесть при налогообложении прибыли при условии, что данные расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (Письма ФНС России от 05.06.2014 № ГД-4-3/10784, Минфина России от 25.10.2013 № 03-04-06/45215).

НДФЛ в данном случае не возникает. Так считает и Минфин РФ (Письма от 25.10.2013 № 03-04-06/45215, от 20.09.2013 № 03-04-06/39125, от 15.08.2013 № 03-04-06/33238).

А вот со страховыми взносами дела обстоят иначе. Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ при оплате командировок страховые взносы можно не начислять на целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, а также на сборы за услуги аэропортов. Чиновники считают, что к таким расходам следует относить только обязательные платежи, взимаемые за услуги аэропорта.

Расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности не являются обязательными платежами, а потому не подпадают под действие статьи 9 Закона № 212-ФЗ (совместное Письмо ПФР № НП-30-26/9660, ФСС РФ № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014, Письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19).

Причем арбитражные суды могут поддержать проверяющих, как это сделал, например, Арбитражный суд Дальневосточного округа в Постановлении от 07.08.15 № Ф03-3138/2015. Но есть судебные решения, вынесенные в пользу компаний (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.02.2015 № 11АП-613/2015 по делу № А65-24395/2014).

Расходы на личный авто

Направляя работника в служебную поездку руководство предприятия (организации) вправе определять более выгодный способ проезда к месту командировки.При добровольном согласии сотрудника может использоваться его личный транспорт.При использовании личного автомобиля работника, ему возмещается не только стоимость израсходованного топлива в соответствии с заправочными чеками, но и эксплуатационная амортизация.Федеративная налоговая служба устанавливает сумму, которая подлежит компенсации за использованный собственный транспорт лица, направленного в служебную поездку:

  1. Объем двигателя, превышающий 2 литра – 1 тысяча 500 рублей.
  2. Объем двигателя до 2 литров – 1 тысяча 200 рублей;

Указанные выше цифры имеют рекомендационный характер и могут быть изменены по согласованию руководства предприятия (организации) и работника.Важным моментом использования транспортного средства командированного сотрудника является необходимость оформления путевого листа, в котором водитель обязан фиксировать свое передвижения и соответствующий километраж.Подробнее об оплате расходов на личный автомобиль .

Оплата проезда: командировка или личный интерес

В письме разъяснен порядок исчисления НДФЛ с сумм оплаты проезда работника в командировку или возвращения из служебной поездки для ситуации, когда даты отъезда отличаются от дат, указанных в приказе.

То есть когда работник выезжает в командировку раньше установленного срока либо возвращается позже, задерживаясь в месте ее проведения на выходные, праздничные дни или на время отпуска. КАКОЕ ПРОДЛЕНИЕ СРОКА ДОПУСТИМО Оплата проезда при несовпадении дат отъезда (возвращения) с датами приказа в одних случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой, и подлежит включению в доход работника, облагаемый НДФЛ, в других же признается компенсацией расходов работника в связи с исполнением трудовых обязанностей и соответственно не облагается налогом на доходы физических лиц. Каким же образом Минфин России разграничил эти ситуации?Отклонение значительное У работника возникает доход, с которого организация обязана удержать налог, при условии что срок пребывания в командировке значительно превышает срок, установленный приказом.

Например, в случае когда сразу по окончании командировки сотруднику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования. Здесь, по мнению финансистов, имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда

«от места проведения свободного от работы времени до места работы»

.Выходными можно пренебречь? Если же работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата проезда, как считают специалисты финансового ведомства, не приводит к возникновению экономической выгоды и налог на доходы со стоимости билета исчислять не нужно.

Иными словами, если работник отдохнул в месте командировки пару дней, то это не возбраняется, и оплата организацией обратного проезда доходом физлица не признается.

А если решил сэкономить за счет компании на проезде в отпуск, то это уже расценивается как получение экономической выгоды и подлежит обложению НДФЛ.

Отметим: ранее чиновники также не были категорически против оплаты (без исчисления налога на доходы физических лиц) несвоевременного отъезда работника в командировку или возвращения из нее и включения таких сумм в расходы при небольшой задержке*.* Письма Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-329, от 10.06.10 № 03-04-06/6-111, от 05.08.08 № 03-04-06-01/246. В то же время имелись и другие письма, из которых следовало, что НДФЛ нужно исчислять в любом случае несвоевременного убытия или возврата работника из командировки, за исключением ситуации, когда срок командировки продлен приказом руководителя**.** Письма Минфина России от 22.09.09 № 03-04-06-01/244, от 01.04.09 № 03-04-06-01/74. Руководитель мог либо разрешить сотруднику более поздний приезд (более ранний отъезд) и продлить время командировки (с соответствующими выплатами суточных и среднего заработка).

Либо принять решение о нецелесообразности продления командировки, и тогда стоимость билета включается в доход работника и не учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль.

В случае продления срока командировки приказ оформляется в обязательном порядке.

При этом то, что стоимость проезда в командировку или из командировки должна быть безусловно оплачена как гарантия, предусмотренная Трудовым кодексом, сомнений у чиновников не вызывает. Противоречащие друг другу разъяснения свидетельствуют об отсутствии у Минфина России четкой позиции по данному вопросу.ИЗМЕНЕНИЯ ЛУЧШЕ СОГЛАСОВАТЬ На наш взгляд, подход к признанию возникновения у работника дохода в рассматриваемых ситуациях должен быть единым – вне зависимости от количества дней задержки в месте командировки.

С тем, что проезд к месту командировки и обратно организация в любом случае обязана оплачивать, следует согласиться.

И может быть, действительно неважно, когда человек возвращается домой? Однако не все так просто. Во-первых, нельзя однозначно определить, надолго ли по критериям Минфина России работник задерживается (например, можно ли задержаться на один день, предположим на 8 Марта, или на новогодние каникулы).

Получается, смысл один – личные нужды работника, а результат разный – признание или непризнание налогооблагаемого дохода. Такое произвольное толкование, по мнению автора, недопустимо для целей налогообложения.

Во-вторых, действующие нормативные акты не содержат указаний на возможность самостоятельного увеличения срока командировки работником ни на один день, ни на несколько без соответствующего решения руководителя. Например, при сроке командировки с 17 по 21 сентября 2012 года (с понедельника по пятницу) и при отсутствии распоряжения (приказа) руководителя о продлении командировки работник, закончив работу в пятницу 21 сентября и отдохнув в выходные в месте командировки, считается вернувшимся домой уже не из командировки. Ведь по первоначальному согласованию с работодателем выезд из места командировки должен был состояться в пятницу и руководитель своего решения не менял, значит, сотрудник сам отказался возвращаться в пятницу.

В противном случае организации следует признать, что и в субботу, и в воскресенье он находился в командировке. Согласно пункту 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки***, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него).*** Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее – Положение № 749). Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку признается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При этом оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (п. 5 Положения № 749). Иными словами, если специалист задерживается в месте командировки на выходные или праздничные дни, то организация должна оплатить ему это время как отработанное и выплатить суточные, ведь по всем документам он находился в командировке.

5 Положения № 749). Иными словами, если специалист задерживается в месте командировки на выходные или праздничные дни, то организация должна оплатить ему это время как отработанное и выплатить суточные, ведь по всем документам он находился в командировке.

Далеко не все работодатели согласны на такие дополнительные расходы. Велика вероятность возникновения трудовых споров. В-третьих, организация несет ответственность за жизнь и здоровье сотрудника в период его нахождения в командировке.

При наступлении временной нетрудоспособности ему возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда человек находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения № 749). Если страховой случай наступил в выходной день, когда работник уже приехал (раньше времени) в место командировки или еще не уехал оттуда (остался на дополнительные дни), то организация должна оплатить ему и суточные, и проживание.

Потому что в соответствии с командировочным удостоверением с отметкой о прибытии (убытии) к месту работы и проездными документами сотрудник в это время находился в служебной командировке. В-четвертых, в случае получения работником травмы, когда он находился в командировке, организации необходимо правильно ее квалифицировать и определить, является травма бытовой или производственной. Обязанность по расследованию несчастного случая на производстве и порядок действий работодателя при несчастном случае регламентированы статьями 227–231 Трудового кодекса РФ, Федеральным законом от 24.07.98 № 125-ФЗ

«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

, Положением об особенностях расследования несчастных случаев… утвержденным постановлением Минтруда России от 24.10.02 № 73 (приложение 2 к данному постановлению; далее – Положение № 73).

В частности, согласно подпункту «д» пункта 3 Положения № 73, расследованию подлежат события, в результате которых работником получены увечья или травмы либо наступила его смерть, происшедшие при следовании к месту служебной командировки и обратно. Вопрос: если работник, оставаясь в месте командировки на выходные дни для личных нужд и возвращаясь в воскресенье (вместо пятницы) домой, в пути следования получил травму, то является ли это повреждение здоровья несчастным случаем на производстве? Если да, то работодатель будет вынужден нести дополнительные расходы, связанные со страховым случаем.

Таким образом, прежде чем воспользоваться подходом Минфина России, изложенным в комментируемом письме, из которого косвенно следует допустимость «самовольной» задержки сотрудника в месте командировки (прямо нюансы трудовых отношений в письме не рассматриваются), организации нужно оценить все риски, связанные с несвоевременным прибытием работника из командировки, вне зависимости от количества дней задержки. Автор считает, что здесь возможны два варианта: – либо приказом руководителя продлить срок командировки, начислив суточные и средний заработок работнику за дополнительные дни; – либо признать стоимость билетов при любой задержке (кроме вызванной уважительными причинами, например отменой рейса по метеоусловиям, аварией и т. п., и подтвержденной документально) доходом работника, исчислить и удержать с нее НДФЛ.Статья напечатана в журнале «Документы и комментарии» №19, октябрь 2012 г.

  1. , директор ООО АКФ «Экспертный центр “Партнеры”»

Источник: Журнал . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Законодательство не требует документального подтверждения суточных расходов

По мнению Минтруда, отраженному в Письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641, суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются взносами во внебюджетные фонды, только если работники подтвердили их целевое использование документально. Нужно ли ориентироваться на это Письмо? И если принять его во внимание, что нужно подтверждать конкретно: проезд на городском транспорте, питание (в кафе или продукты в магазине), платный туалет и т.

В случае продления срока командировки приказ оформляется в обязательном порядке. При этом то, что стоимость проезда в командировку или из командировки должна быть безусловно оплачена как гарантия, предусмотренная Трудовым кодексом, сомнений у чиновников не вызывает. Противоречащие друг другу разъяснения свидетельствуют об отсутствии у Минфина России четкой позиции по данному вопросу.

Изменения лучше согласовать На наш взгляд, подход к признанию возникновения у работника дохода в рассматриваемых ситуациях должен быть единым – вне зависимости от количества дней задержки в месте командировки.

С тем, что проезд к месту командировки и обратно организация в любом случае обязана оплачивать, следует согласиться.

Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов

Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке.

Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.

В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:

  1. В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;
  1. наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
  2. оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  3. консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
  4. суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
  5. В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп.