Локальные нормативные акты отдела кадров перечень


Локальные нормативные акты отдела кадров перечень

Обязательные локальные нормативные акты


Вы здесь Опубликовано 2007-01-25 23:52 пользователем HRTrud «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 11 Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты.

Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.

Примечание. При разработке и утверждении указанных документов следует помнить о том, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст.

8 ТК РФ). Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством.

Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст.

9 ТК РФ). Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер.

Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами. Для удобства информацию по кадровым документам мы свели в таблицу 1.

Таблица 1 Перечень необходимых кадровых документов Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется Общие документы Правила внутреннего трудового распорядка Статья 189 ТК РФ Обязательно Штатное расписание Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 Обязательно Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно — квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах Положение о персональных данных работников Статья 86 ТК РФ Обязательно Положение об оплате труда работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах Положение о премировании и материальном стимулировании работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах Положение об охране труда Раздел X ТК РФ Не обязательно Инструкции по охране труда по профессиям Раздел X ТК РФ Обязательно Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) Раздел X ТК РФ Обязательно Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами График отпусков Статья 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно Положение о коммерческой тайне Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну Коллективный договор Глава 7 ТК РФ Не обязателен, заключается по соглашению сторон Индивидуальные документы Трудовой договор Статьи 16, 56, 67 ТК РФ Обязательно Приказ о приеме на работу Статья 68 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно Личная карточка работника Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно Трудовая книжка Статья 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 Обязательно Договоры о полной материальной ответственности Приложения N 2 и N 4 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2003 N 85 Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности Приказ о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Статья 128 ТК РФ Обязательно Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно График сменности Статья 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание. Правила внутреннего трудового распорядка Правила внутреннего трудового распорядка (далее — Правила) — локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ). Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст.

ст. 15, 56 ТК РФ). Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на Правила внутреннего трудового распорядка). Например, частной детективной и охранной деятельности.

Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил: — основные права и обязанности работника и работодателя (ст.

21 и ст. 22 ТК РФ); — режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ); — перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ); — порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст.

104 ТК РФ); — время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ); — предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ); — предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст.

119 ТК РФ); — порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ); — виды поощрений (ст. 191 ТК РФ). Пример 1. Специфика охранных предприятий такова, что работники, выполняя охранные услуги, могут работать по различным временным промежуткам.

Охрана в соответствии с заключаемыми договорами может быть и круглосуточной, и на различное количество часов, и в дневное, и в ночное время и т.д.

Поэтому, чтобы составить полные Правила внутреннего трудового распорядка, необходимо проработать все заключаемые договоры на охрану и выявить все возможные смены. Например, 24 часа с оружием, 24 часа без оружия, 12 часов с оружием днем, 12 часов без оружия ночью, работа в три смены по 8 часов и т.д. Это необходимо для того, чтобы правильно распределить время начала и окончания работы, время отдыха (ст.

108 ТК РФ) и время технологических перерывов (ст.

109 ТК РФ). Очевидно, что в Правилах внутреннего трудового распорядка охранного предприятия работники будут поделены, по крайней мере, на две категории: — работающие по режиму пятидневной рабочей недели; — работающие в смену.

Для тех, кто работает по режиму пятидневной рабочей недели, может быть установлен, например, такой режим работы: — начало работы в 09-00; — окончание работы в 18-00; — обеденный перерыв с 13-00 до 14-00.

Для тех, кто работает в смену, может быть установлен, например, такой режим работы: — начало работы в 08-00; — окончание работы в 08-00 следующего дня; — обеденный перерыв с 13-00 до 15-00; — технологические перерывы через каждые 3 часа по 10 мин.

Здесь при составлении режима необходимо обязательно проработать все варианты охраны с оружием и порядок передачи оружия в соответствии с приказами органов (МВД России), контролирующих эту часть деятельности охранных предприятий. Отметим, что Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Правила должны содержать раздел «Рабочее время», который может включать следующие составные элементы: — вид и продолжительность рабочей недели; — продолжительность ежедневного рабочего времени; — график рабочего дня; — работа в ночное время; — работа в выходные и праздничные дни; — работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции. Эти периоды стороны определяют сами. Например, время приема-передачи смены, получение оружия и т.д. Положение об оплате труда Положение об оплате труда (далее — Положение) — локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
Положение об оплате труда Положение об оплате труда (далее — Положение) — локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с Трудовым кодексом.

Однако, как и в случае с Правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности. В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Как было замечено выше, условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.

Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием.

Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью Положения об оплате труда, о которой мы расскажем чуть ниже. В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда.

Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных. Например, в повышенном размере должна производиться: — оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст.

147 ТК РФ); — оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ); — оплата труда в ночное время (ст.

154 ТК РФ); — оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст.

153 ТК РФ); — оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ). МРОТ Минимальный размер оплаты труда (далее — МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Кстати, месячная зарплата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ.

Как следует из ст. 133 Трудового кодекса, основой для определения МРОТ является величина прожиточного минимума трудоспособного человека. При этом предполагается поэтапное повышение МРОТ до уровня прожиточного минимума. Размер МРОТ установлен Законом от 19.06.2000 N 82 «О минимальном размере оплаты труда».

В соответствии со ст. 1 Закона с 1 мая 2006 г.

его размер составляет 1100 руб. в месяц. Система премирования Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования. Показатели премирования и материального стимулирования организация конкретизирует в Положении.

Хотя при желании работодатель может разработать и утвердить у себя в организации два отдельных документа — Положение об оплате труда и Положение о материальном стимулировании, разграничив в каждом из них расходы на оплату труда за фактически отработанное время и расходы на материальное стимулирование труда сотрудников. Стимулирование труда — это вознаграждения и премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные показатели (сложность работы, добросовестное и качественное выполнение должностных обязанностей), вознаграждение за выслугу лет.

Премирование возможно только при достижении определенных производственных показателей. Производственные показатели премирования могут пересматриваться по мере необходимости по согласованию с представительным органом работников. Пример 2. В зависимости от области, в которой работает организация, администрация может установить свои показатели премирования.

Вспомним про «наше» частное охранное предприятие.

Оно к таким факторам может отнести: — надлежащее исполнение работником обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией; — своевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества как охранного предприятия, так и его заказчика; — качественное выполнение служебных заданий; — обеспечение безопасности охраняемых объектов; — интенсивность труда; — особый режим работы (выполнение обязанностей, связанных с риском для жизни, обращением с огнестрельным оружием и спецсредствами); — сложность работы, характеризующая сложность охраняемого объекта.

Кроме того, рекомендуем выплачивать дополнительное вознаграждение за выслугу лет (надбавка за стаж работы по специальности).

Его выплата будет стимулировать привлечение квалифицированных специалистов, а также поможет снизить текучесть кадров.

Налогообложение Устанавливая перечень расходов на премирование и материальное стимулирование, очень важно согласовывать их название со ст.

255 Налогового кодекса. Расходы могут быть приняты для целей налогообложения налогом на прибыль, но только в той части, которая поименована в этой статье.

Например: — премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК РФ); — надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (п.

2 ст. 255 НК РФ); — единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством РФ (п. 10 ст. 255 НК РФ); — любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ). Депремирование В Положении организации необходимо предусмотреть и основания для депремирования сотрудников.
21 ст. 270 НК РФ). Депремирование В Положении организации необходимо предусмотреть и основания для депремирования сотрудников. Под ним понимается снижение размера премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных подразделений организации, а также конкретных работников.

В зависимости от значимости производственного упущения, повлекшего за собой причинение предприятию убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.

В перечень производственных упущений, за которые работники могут лишиться премии полностью или частично, очевидно, можно включить: — применение мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, перевод на нижеоплачиваемую работу); — упущения, связанные с обязанностями работника, предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей; — нарушения Правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты; грубое нарушение требований охраны труда, производственной санитарии; — невыполнение приказов и распоряжений руководства и других организационно-распорядительных документов предприятия; — несвоевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества компании; — ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей; — нарушение инструкций, допущенное непосредственно работником, приведшее к несчастному случаю или создавшее условия, угрожающие жизни людей, а также самовольный уход с рабочего места (поста); — прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 3-х часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных напитков в рабочее время; — совершение хищения; — утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия или иное причинение ущерба виновными действиями работника. Штатное расписание Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Однако об этом необходимом элементе трудовой документации часто забывают.

А некоторые начинающие руководители маленьких фирм прямо заявляют, что штатное расписание им не нужно.

Раньше при плановой экономике штатное расписание «спускалось сверху» в каждую организацию. Впрочем, для ряда компаний, учрежденных для обслуживания собственных предприятий, этот принцип остался.

И это понятно. Формируя свое обслуживающее предприятие, хозяин оценивает объем услуг, которые ему нужны, и формирует необходимую численность создаваемой организации.

В Трудовом кодексе нет отдельных статей о штатном расписании, которое должно быть в каждой организации. Однако приведем веские аргументы в его пользу.

Во-первых, в ст. 57 Трудового кодекса прямо сказано, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием организации. Во-вторых, составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых для выполнения предстоящего объема работ, денежными суммами на содержание работников и со структурой самой организации. В-третьих, ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения.

В некоторых случаях оно может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг). Таким образом, при проверке налоговые органы могут потребовать предоставить штатное расписание.

Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание — документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним.

Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания. Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ.

Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы.

Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации. Аргумент в суде Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать кадровой службе, сколько у нее остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по ст.

2 ст. 81 Трудового кодекса (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ). Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.

«Вилка» в окладах Много споров возникает о наличии так называемой «вилки» в окладах.

«Вилка» — это введение по определенной должности не твердого оклада, а минимального и максимального его размера. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, конкретный размер зарплаты работнику при приеме на работу устанавливается приказом руководителя исходя из пределов, которые зафиксированы в штатном расписании, и обязательно закрепляется в трудовом договоре.
В тех организациях, где это практикуют, конкретный размер зарплаты работнику при приеме на работу устанавливается приказом руководителя исходя из пределов, которые зафиксированы в штатном расписании, и обязательно закрепляется в трудовом договоре.

Должность реальная или виртуальная Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые: отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии необходимо, поскольку работодатель не может принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками.

Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании. Изменения в штатном расписании Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации.

Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания.

Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание (см.

пример 3), который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло.

С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.

Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом. Пример 3. Общество с ограниченной ответственностью «Шериф» Приказ 01.11.2006 N 145-к г.

Казань О внесении изменений в штатное расписание В связи с увеличением объема оказываемых охранных услуг на основании вновь заключенных договоров и увеличением объема работ Приказываю: 1. Ввести с 01.12.2006 в штатное расписание ООО «Шериф», утвержденное приказом генерального директора от 25.12.2005 N 234, следующие единицы: — охранников в количестве 25 единиц с окладом в соответствии с действующим штатным расписанием; — бухгалтера с окладом 15 000 руб. 2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Галинову Марию Алексеевну.

Генеральный директор Печать ООО «Шериф» А.И.

Фадеев В форме N Т-3 предусмотрен реквизит «Личная подпись главного бухгалтера». Исходя из Закона о бухгалтерском учете, в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (Письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11). Штатный список (расстановка) Существуют еще такие понятия, как штатные расстановки или штатный список.

В них указывают, какие утвержденные в штатном расписании единицы заняты принятыми работниками, а какие пока остаются вакантными.

Безусловно, руководителю любого структурного подразделения и тем более работнику отдела кадров этот документ поможет в работе.

Каких-либо форм для штатных расстановок или штатных списков законодательством не предусмотрено. Например, он может выглядеть так: Пример 4. Штатный список Наименование структурного подразделения Штатная единица Оклад, руб. Ф.И.О. Оклад, руб. Отдел охраны Охранник 5000 Иванов И.И. 5000 Охранник 5000 — — . И.Ю.Новикова К.
5000 Охранник 5000 — — . И.Ю.Новикова К. э. н., генеральный директор ООО «Аудит, консалтинг и право+», практикующий аудитор, преподаватель ГАСИС Е.Н.Ивлева Заместитель генерального директора ООО «Аудит, консалтинг и право+», практикующий аудитор Подписано в печать 01.11.2006 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Локальные нормативные акты

* Документы кадровой службы *

локальные нормативные акты, порядок разработки и принятия * штатное * график * график отпусков на следующий год — вопросы декабря, * правила * * * документы, устанавливающие * * * * этапы разработки положений о структурных подразделениях, * планы — документы, которые разрабатываются для регламентации трудовых отношений в данной организации.

Как сказано в статье 8 ТК РФ,

«работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями»

. устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников организации.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ: • заключая трудовые договоры, специалисты кадровых служб должны по возможности, руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ); • заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56,189,190 ТК РФ); • работники организации должны быть под роспись ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п.

8 ст. 86 ТК РФ); • при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст.

103 ТК РФ); • очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ). Трудовой кодекс РФ закрепил в локальных нормативных актах порядок решения следующих вопросов: — установление системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст.

135 ТК РФ); — установление системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок; — введение, замену и пересмотр в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ). Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками.

Примерами таких документов являются положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований: — локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (статьи 103,123,135,144,162,190 ТК РФ); — штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично; — другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, так как это свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией и о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ). Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате.

К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков. Обязательные Рекомендованные Зависящие от специфики организации — правила внутреннего трудового распорядка — штатное расписание — положение о защите персональных данных — график отпусков — положение об оплате труда и премировании — график сменности — должностные инструкции — положение о подразделениях — положение об оплате труда — положение о персонале — положение комиссии по трудовым спорам — инструкция о порядке прохождения предварительных медицинских осмотров — инструкция о порядке прохождения периодических медицинских осмотров — инструкция о порядке прохождения инструктажа при работе с опасными объектами Вариант Лист ознакомления с локальными нормативными актами (приложение трудовому договору от 10 апреля 2010 года № 85) До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами: N п/п Наименование локального нормативного акта дата подпись 1 Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Парус» в редакции от 10.01.2008 2 Положение об оплате труда, премировании и социальном обеспечении сотрудников ООО «Парус» в редакции от 02.06.2008 3 Инструкция по информационной безопасности, утверждена приказом от 05.09.2008 N 23 -К 4 Положение об установлении режима охраны конфиденциальных сведений, составляющих коммерческую тайну в редакции от 01.03.2008 5 Положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный ООО «Парус» в редакции от 15.09.2009 6 Приказ о внутреннем документообороте от 01.02.2010 N 5-К 7 Должностная инструкция начальника отдела кадров, утверждена 27.04.2009 АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН Работодатель Работник Не нашли то, что хотели?

Обязательные Рекомендованные Зависящие от специфики организации — правила внутреннего трудового распорядка — штатное расписание — положение о защите персональных данных — график отпусков — положение об оплате труда и премировании — график сменности — должностные инструкции — положение о подразделениях — положение об оплате труда — положение о персонале — положение комиссии по трудовым спорам — инструкция о порядке прохождения предварительных медицинских осмотров — инструкция о порядке прохождения периодических медицинских осмотров — инструкция о порядке прохождения инструктажа при работе с опасными объектами Вариант Лист ознакомления с локальными нормативными актами (приложение трудовому договору от 10 апреля 2010 года № 85) До подписания трудового договора работник ознакомлен со следующими локальными нормативными актами: N п/п Наименование локального нормативного акта дата подпись 1 Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Парус» в редакции от 10.01.2008 2 Положение об оплате труда, премировании и социальном обеспечении сотрудников ООО «Парус» в редакции от 02.06.2008 3 Инструкция по информационной безопасности, утверждена приказом от 05.09.2008 N 23 -К 4 Положение об установлении режима охраны конфиденциальных сведений, составляющих коммерческую тайну в редакции от 01.03.2008 5 Положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный ООО «Парус» в редакции от 15.09.2009 6 Приказ о внутреннем документообороте от 01.02.2010 N 5-К 7 Должностная инструкция начальника отдела кадров, утверждена 27.04.2009 АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН Работодатель Работник Не нашли то, что хотели? Попробуйте найти в Интернете Пользовательского поиска

Рекомендуем прочесть:  Как на лайф брать деньги в долг

Принятие новых локальных нормативных актов организации

Порядок принятия локальных нормативных актов важно соблюдать, поскольку в случае его нарушение такие документы не будут иметь юридической силы (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Шаг 1.

В первую очередь определите перечень необходимых локальных нормативных актов.

Шаг 2. Установите срок разработки локального акта.

Этот срок зависит от сложности локального акта и обычно составляет от нескольких недель до нескольких месяцев. Шаг 3. Назначьте ответственных лиц за подготовку локального акта.

Издайте приказ, в котором пропишите состав рабочей группы и сроки разработки локального акта. Состав рабочей группы зависит от специфики принимаемого акта. Например, к разработке положения о пропускном режиме нужно привлечь начальника службы безопасности.

Шаг 4. Составьте проект локального акта.

Проверьте, чтобы его нормы не ухудшали положение работников по сравнению с действующим трудовым законодательством.

Шаг 5. Согласуйте проект с участниками рабочей группы и другими заинтересованными лицами. Проследите, чтобы каждый согласующий поставил дату, подпись, расшифровку и указал свою должность в листе согласования проекта документа.

Читайте в электронном журнале статью «». Шаг 6. Если в компании есть профсоюзная организация, то проект локального акта нужно направить ей, чтобы учесть ее мнение.

Мнение профорганизации обязательно учесть, если вы принимаете:

  1. локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ч. четвертая ст. 135 ТК РФ);
  2. локальные нормативные акты, определяющие размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно работников, которые трудятся в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и не относятся к бюджетной сфере (ч. восьмая ст. 325 ТК РФ).
  3. Правила внутреннего трудового распорядка (ч. первая ст. 190 ТК РФ);

Шаг 7. Утвердите локальный акт приказом руководителя организации.

В правом верхнем углу документа руководитель должен поставить свою подпись. Гриф утверждения должен содержать слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименование должности утверждающего документ, его инициалы, фамилию и дату подписания. Можно утвердить локальный акт другим способом: издать соответствующий приказ.

Тогда в грифе утверждения локального акта указывают слова «Утвержден приказом», наименование должности утверждающего и реквизиты приказа. Шаг 7. Прошнуруйте, пронумеруйте и заверьте печатью организации локальный акт с помощью листа-заверителя.

Шаг 8. Ознакомьте сотрудников с локальным актом под роспись.

Ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами организации можно зафиксировать в отдельном листе ознакомления или в специальном журнале.

Что такое ЛНА

Для начала разберём понятие на составляющие:

  1. нормативный – содержит правила, которым все без исключения должны подчиняться – и рабочие, и администрация;
  2. локальный – это значит, действует внутри организации;
  3. акт – документ.

В итоге получаем, что ЛНА – это внутренний закон организации, действие которого распространяется на все штатные единицы. 8 статья ТК никак не регулирует издание ЛНА, но предупреждает, что они не должны нарушать положение сотрудников, иначе будут признаны недействительными.

Локальные нормативные акты в трудовом праве – это такие внутренние законы, которые касаются только всего коллектива.

То есть приказы или распоряжения в отношении конкретного работника – это не ЛНА, а индивидуальный акт. Коллективный договор и соглашения к нему ТК не относит к ЛНА, ведь в 8 статье так и сказано, что принимаемые ЛНА не должны противоречить коллективному договору. То есть колдоговор держится особняком.Но вот приложения к колдоговору – это натуральные локальные нормативные акты, примеры их могут быть такими:

  1. положение о персональных данных и т.п.
  2. ПВТР;
  3. положение о премировании и оплате труда;

Внимание!

Нюанс: перечисленные приложения не обязательно прилагаются к колдоговору, они могут быть и самостоятельными документами. Роструд к ЛНА также относит:

  1. штатное расписание;
  2. положение об аттестации;
  3. инструкции по охране труда.

Нюанс: при оформлении нового работника ТК обязывает знакомить его со всеми ЛНА, но это вовсе не относится к штатному расписанию, потому что оно никак не связано с его трудовой деятельностью (Письмо Роструда от 15.05.2014г.)Нельзя отнести к ЛНА табеля или графики отпусков, потому что это распорядительные акты, а не нормативные.Ответственность Так как ЛНА это внутренние законы, то за их нарушение можно привлечь к ответственности: работников к дисциплинарной, а директора – к административной.

Методические нормативные акты

Каждая служба кадров в своей деятельности руководствуется, помимо законодательных актов, также методическими нормативными документами, регламентирующими процедуру выполнения отдельных действий (операций, записей и т. п.). Важнейшее место среди таких документов занимают нормативные акты, касающиеся работы с трудовыми книжками, бланками трудовых книжек (ч. 2 ст. 66 ТК РФ): Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (в ред.

Постановления Правительства РФ от 25.03.2013); Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Оформление основных кадровых документов до недавнего времени было унифицировано, и все российские кадровики в своей деятельности были обязаны использовать формы первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В настоящее время такая обязательность законом не предусмотрена, однако во избежание ошибок и нареканий при проверках их целесообразно использовать, предварительно утвердив отдельным приказом руководителя или приложением к учетной политике организации (ст.

9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет общие правила составления и оформления документов в унифицированной системе организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов; распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000).

Со всеми этими видами документов работают в службе кадров. Вопросы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регламентированы Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также «Основными правилами работы архивов организаций» (одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002). В Основных правилах освещаются делопроизводственные вопросы (требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения, порядок формирования дел в делопроизводстве); организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве; порядок выделения документов к уничтожению; подготовка дел к передаче в архив — оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки, составление описей, передача в архив), а также вопросы работы с документами в архиве.

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, этот документ незаменим для организации архива. Служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс (в соответствии со ст.

89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Поскольку кадровикам нередко приходится вести переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.

п., рекомендуется иметь текст Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

В них изложен порядок адресования корреспонденции, а также допустимые размеры и вес писем и бандеролей.

Важно также и знание правил вручения корреспонденции (иногда адресат по какой-либо причине пытается уклониться от получения), а также порядка отправки писем с уведомлением о вручении.

Кадровику целесообразно иметь представление о нормах времени или выработки, предусмотренных для этих видов работ. Существует большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые сотрудниками управленческого аппарата, разработанных Центральным бюро нормативов по труду (Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утв.

Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 N 72; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991; и др.). Они рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности; в них указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, описывается содержание работы, освещаются вопросы организации труда, режима труда и отдыха, рационального оборудования рабочих мест, санитарные нормы.

Как правильно составить ЛНА

Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа.

Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА. Бланк локального нормативного акта содержит:

  1. виза утверждения руководителем;
  2. наименование документа (положение, правила и пр.);
  3. специальная отметка, если есть приложения к документу;
  4. дата, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания и если это не прописано в документе, который утверждает ЛНА.
  5. название организации согласно учредительным документам;
  6. номер документа, дата и место его утверждения либо документ, которым он был утвержден;
  7. виза согласования, если документ согласовывался с вышестоящими организациями;

Что такое локальные нормативные акты для кадровика

В трудовом законодательстве часто можно встретить ссылки на ЛНА, расшифровка этого понятия – локальный нормативный акт. В документообороте компаний бумаг превеликое множество – приказы, положения, распоряжения, графики, договоры и т.д.

А что такое локальные нормативные акты из всех этих документов?

Как их оформлять и утверждать? И какие из них обязательны? На эти вопросы есть ответы в ТК и письмах Роструда.

Какие нормативные документы должны быть в ООО или ИП

Строгий локальные нормативные акты организации перечень не существует, так как законодательством не предусмотрено прямо, какие из них должны обязательно существовать. Кроме того надо учитывать размеры предприятия, так как в зависимости от этого, локальные нормативы могут быть объединены в одном документе, либо разрабатываться по каждому рассматриваемому вопросу.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Обязательные локальные нормативные акты организации

К ним относят следующие локальные акты:

  1. положение о порядке обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ);
  2. положение об оплате труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ);
  3. инструкции по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ).
  4. правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);

График отпусков, хоть и не является локальным нормативным актом, но этот документ должен быть в любой компании. Именно он определяет очередность предоставления отпусков (ст.