Какие приказы должны быть в юридическом отделе


Какие приказы должны быть в юридическом отделе

Формы и виды приказов по личному составу


Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

  1. Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.
  2. Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
  3. Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
  4. Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
  5. Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
  6. Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав».

Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

  1. укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
  2. решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
  3. оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
  4. иные задачи.
  5. регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
  6. формирование оптимальной структуры и численности личного состава;

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

  1. дату;
  2. номер приказа;
  3. содержание;
  4. основание (при необходимости);
  5. подписи руководителя и работников.
  6. наименование компании;

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели.

Подробнее об этом в следующих разделах.

Какие приказы визирует юрист

Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, то есть завизировать. Для оформления виз существуют особые правила.

Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Журнал приказов

Журнал регистрации приказов Главным атрибутом каждого распорядительного документа, кроме подписи уполномоченного лица, также является его номер.

Присвоение номеров осуществляется поочередно и фиксируется в специальном журнале регистрации приказов.

Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный журнал регистрации с отдельной нумерацией. В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:

  1. номера на приказы проставляются поочерёдно;
  2. в журнале должны быть порядковый номер учетной записи, дата регистрации приказа, краткое содержание (о чем приказ), его регистрационный номер, контактные данные исполнителя. Может вноситься информация об ответственном за исполнение, а также кому документ направлялся для работы;
  3. журналы, в которых осуществляется регистрация приказов, ведутся до полного заполнения и, как правило, обновляются каждый год;
  4. дата регистрации приказа должна соответствовать дате его подписания;
  5. нумерация приказов начинается с первого месяца года (либо с месяца начала хозяйственной деятельности предприятия) и заканчивается 31 декабря текущего года;
  6. сроки хранения журналов должны соответствовать срокам хранения приказов.

Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях.

Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет. Поэтому, рассортировав приказы по категориям вы получаете однотипную информацию.

Ее можно быстро анализировать, находить нужные данные и однотипно хранить. К журналу приказов также имеются некоторые требования. Он должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью ответственного лица.

В обязательном порядке он вносится в номенклатуру дел предприятия. Заводится ежегодно. В случаях, если компания не ведет активной деятельности, допускается регистрация в одном журнале приказов разных годов.

При этом по окончанию каждого отчетного года в журнале посередине необходимо проставлять следующий год и с новой строки начинать регистрацию приказов нового года с первого номера. На самом журнале регистрации приказов проставляется год, когда его начали вести.

Помните, правильное оформление Журнала регистрации приказов позволяет существенно упростить делопроизводство, а также обеспечить функцию своевременного контроля за выполнением принятых решений.

Корпоративные документы ООО

Законодательного определения корпоративных документов не существует. Этим термином определяют набор положений, приказов, локальных актов, разработанных в соответствии с потребностями организации для выстраивания системы внутреннего управления. В этих документах распределяются полномочия, права и обязанности, отнесенные законами к сфере компетенции субъектов экономики.

Набор и содержание их во многом зависят от размера организации, сферы ее деятельности, структуры управления.

Обязательные приказы

Какие приказы должны быть на предприятии обязательноКаждое предприятие, вне зависимости от сферы своей деятельности, должно иметь несколько категорий приказов.

Сюда входят:

  • Приказы по личному составу. В эту категорию входят все распорядительные документы, связанные с назначением и с должностей, привлечением к дисциплинарной ответственности, присвоением разрядов и категорий работникам, оформлением отпусков, определением режима работы предприятия в целом и конкретного подразделения в частности и другими подобными действиями. Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).
  • Приказы по основной деятельности. К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании. Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.
  • Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений. Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками. Все это требует постоянного пересмотра, периодической замены и ремонта. И без распорядительных документов выполнить такую работу весьма проблематично.

Чтобы не путаться, какой приказ куда относится, в процессе их составления могут вводиться либо специальная нумерация (например, к порядковому номеру приказа через дробь добавляется буква «к», «о», «а»), или же краткое название, определяющее, к какой группе принадлежит тот или иной документ.Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.Количество направлений и типы распорядительных документов каждое предприятие устанавливает себе самостоятельно.

При этом целесообразно отталкиваться от общепринятой практики с тем, чтобы работники быстро ориентировались, для каких целей издается тот или иной приказ.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения.

Выделяют следующие виды приказов:

  • Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
  • Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.
  • Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
  • Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
  • Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
  • Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
  • Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
  • Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.

В 2020 году регламент изменился — вступил в силу Приказ Росархива № 44 от 11.04.2018. Также с 01.07.2018 начал действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвердивший новый порядок составления организационно-распорядительной документации.

Итоги

Ответ на вопрос: «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?» — не имеет короткого однозначного ответа.

Огромное количество приказов относятся к данной группе — разнообразие их видов зависит от масштаба, структуры и специфики деятельности компании. Советуем прочитать Последнее с форума

Приказы по личному составу

Делопроизводство по кадровым приказам Ни одна компания не обходится без кадровых решений. Формируя делопроизводство по кадровым приказам целесообразно учитывать, что все они условно делятся на две подкатегории:

  1. приказы, которые необходимо хранить не менее 75 лет.
  2. приказы, срок хранения которых составляет 5 лет;

К первой категории будут относиться решения о предоставлении отпусков, служебных командировок, различные дисциплинарные взыскания, привлечение к материальной ответственности сотрудников.

Вторая категория распорядительных актов состоит из решений о назначении на должность, присвоении разряда работы (категории), проведении аттестации, увольнении с должности. Что касается тематики, которую охватывают приказы по личному составу, в эту категорию входят такие основные направления:

  1. назначение на конкретную должность, перевод на другую должность, либо с подразделения в подразделение в пределах одной компании;
  2. прием на работу, подписание контракта (трудового договора), увольнение сотрудника;
  3. вопросы, связанные с поощрением, наказанием, изменением размера оплаты труда сотрудника, выплатой ему поощрительных премий, установлением надбавок, доплат, компенсационных выплат (относительно конкретного работника);
  4. зачисление студентов на практику, учеников на стажировку (в случаях, если такие действия в дальнейшем оплачиваются).
  5. присвоение рабочих разрядов, инженерных или специальных категорий, как в процессе возрастания, так и в случае их понижения;
  6. направление сотрудника во все типы служебных командировок;
  7. оформление всех предусмотренных законодательством видов отпусков;

Помните, хранение приказов по личному составу должно осуществляться по имеющимся подкатегориям с учетом длительности хранения. Поэтому изначально целесообразно вести их раздельную нумерацию и регистрацию.

Какие приказы нельзя хранить в одном деле, рассказано в следующем видео: Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е.

местных) нормативных документов. Обязательными локальными нормативными актами являются:

  1. Инструкция по технике безопасности.
  2. Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  3. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
  4. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  1. График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
  2. График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
  3. Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты.

В частности, это могут быть:

  1. инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  2. должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  3. положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  4. альбом форм документов по учету кадров;
  5. положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  6. положение о персонале;
  7. коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми. ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ К таким документам относятся:

  1. трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.
  2. личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
  3. прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
  4. далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу.

К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  1. о поощрении работника – форма Т-11;
  2. о поощрении работников – форма Т-11а.
  3. о приеме работников на работу – форма Т-1а;
  4. о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
  5. о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
  6. о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
  7. о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
  8. о приеме работника на работу – форма Т-1;
  9. О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
  10. о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
  11. о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
  12. о направлении работника в командировку – форма Т-9;

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

  1. о совмещении должностей (профессий);
  2. о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  3. о привлечении к сверхурочным работам;
  4. о досрочном снятии взысканий;
  5. о дежурствах;
  6. о присвоении разряда;
  7. о возложении взысканий;
  8. о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  9. об изменении персональных данных работника;
  10. об изменении режима работы.
  11. об установлении или снятии персональных надбавок;

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

  1. о внесении изменений в штатное расписание;
  2. о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
  3. об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.
  4. об утверждении штатного расписания;
  5. о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации.

(Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

  1. записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
  2. служебное задание – форма Т-10а;
  3. акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).
  4. записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
  5. командировочное удостоверение – форма Т-10;

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В наше время существуют три способа регистрации:

  1. простейший – в журналах;
  2. и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.
  3. более совершенный – с помощью картотеки;

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы.

А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов.

В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела. Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

  1. журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  2. журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  3. журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
  4. журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  5. Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  6. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

  1. предоставленные работникам отгулы и т.д.
  2. Сверхурочные работы;
  3. использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий.

Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

  1. истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
  2. ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
  3. помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.
  4. окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);

Обязанности юрисконсульта

124 юриста сейчас на сайте Здравствуйте, скажи пожалуйста юрисконсульт на предприятии должен согласовать приказ об установлении работнику, должна ли я согласовать размер надбавок?

или согласовывается факт установления надбавки в общем? (Район крайнего севера).Заранее благодарна! 11 Июля 2013, 13:03, вопрос №121648 Ирина Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь: юристам сайта.

Сегодня 23.07.2020 мы ответили на 319 вопросов. Среднее время ответа — 14 минут.
Ответы юристов (4)

  1. ЮристОбщаться в чате Юрист может согласовать положены ли Вам надбавки или нет, исходя из требований законодательства. 11 Июля 2013, 13:06 Ответ юриста был полезен? + 0 — 0 Уточнение клиента Здравствуйте,спасибо за ответ, а размер надбавок? начальник обвиняет в том что кадры установили надбавки больше чем положены а я не проверила((((( 11 Июля 2013, 16:36
  2. Юрист, г. НовосибирскОбщаться в чате почитайте, что написано у вас в должностной инструкции, есть ли такая обязанность как согласование приказов? обычно это делают начальники юротделов 11 Июля 2013, 16:47 Ответ юриста был полезен? + 0 — 0
  3. Юрист, г. НовосибирскОбщаться в чате здравствуйте, задача юриста проверить соответствие приказа законодательству 11 Июля 2013, 13:14 Ответ юриста был полезен? + 0 — 0
  4. ЮристОбщаться в чате Здравствуйте! Размер надбавок установлен Законом РФ от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» Последние изменения в него были внесены в мае 2013 г. 11 Июля 2013, 21:55 Ответ юриста был полезен? + 0 — 0

Похожие вопросы

  1. 02 Апреля 2020, 12:01, вопрос №1593887
  2. 01 Июня 2015, 15:52, вопрос №857022
  3. 07 Октября 2015, 10:48, вопрос №998574
  4. 23 Марта 2020, 17:51, вопрос №1192561
  5. 24 Октября 2014, 15:45, вопрос №595315

Смотрите также

Виды приказов в организации. Как оформляется приказ

Приказы относятся к распорядительным документам фирмы.

Виды приказов в организации делятся только на два типа – по основной деятельности и по личному составу. Вместе с изменением трудового законодательства претерпело изменение и отношение к применению некоторых форм документов, в том числе и приказов. Так что, можно теперь не применять принятые формы Т-1, Т-2 и т.д.
Так что, можно теперь не применять принятые формы Т-1, Т-2 и т.д. ? Как их систематизировать, хранить и менять форму сейчас разберёмся.

Какие внутренние документы должны быть у организации

1.2 инструкции N 153-И и ст. 7 ФP от 07.08.2001 N 115-ФЗ

«О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»

при открытии счета в банке. Документы по основной деятельности Все действующие разрешения, лицензии и приложения к ним хранить обязательно.

По окончании срока их действия документы следует подшить и отправить в архив (могут потребоваться при повторном получении лицензии или разрешения или при определенных обстоятельствах в суде).

  1. Подтверждение членства специализированной СРО

Если компания состоит в СРО. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.

  1. Допуски к строительным, проектировочным и реставрационным работам

Если для выполняемых работ требуются такие допуски. После окончания срока действия подшить и отправить в архив.

  1. Уведомления о начале деятельности

Если по закону о начале деятельности следует специально уведомлять органы власти.

  1. Документы о внесении в Торговый реестр

Если ООО осуществляет торговую деятельность или поставки товаров (за исключением производителей товаров).

  1. Документы на ККТ и договоры на их обслуживание

Если в работе используется ККТ. Кадровые документы Обязательные кадровые документы — это те документы, которые упомянуты в ТК РФ и других законах.

Их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по ст.

5.27.КоАП, повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет. Ст. 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

  1. Трудовые книжки всех работников

Хранить в металлическом сейфе.

Выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

При необходимости работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

  1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  2. Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями
  3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Ст. 67 ТК РФ установлена обязательная письменная форма трудового договора.

Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых должен быть отдан работнику. Желательна подпись работника на экземпляре компании

«экземпляр трудового договора получил, подпись, дата»

.

  1. Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
  2. Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание предусмотрено ст.

15 и 57 ТК РФ.

  1. Табель учета рабочего времени по форме Т-13 или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы по форме Т-12

Можно вести в электронном виде, при проверках распечатывать.

  1. Правила внутреннего трудового распорядка

Предусмотрены ст. 189 и 190 ТК РФ.

  1. Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение)

Предусмотрен ст.

87 и 88 ТК РФ.

  1. График отпусков по форме Т-7

Можно вести в электронном виде. При проверках распечатывать.

  1. Личные карточки по форме Т-2

Многие ведут в электронном виде и распечатывают при проверках, однако следует помнить, что на этих карточках должна стоять оригинальная подпись работника. При заполнении карточек возникает много вопросов, так как карточка содержит вопросы о персональных данных, дать ответы на которые работник может отказаться на основании закона о тайне персональных данных.

Все данные могут быть внесены в карточку только на основании письменного согласия работника.

Приказы и распоряжения хранить обязательно, все!

  1. Все ведомости, расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка
  2. Документы по аттестации рабочих мест
  3. Желательно журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров
  4. Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений
  5. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)

Согласно ст.

212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ N 590н от 12.12.2013).

  1. Документы по охране труда

Список таких документов включает инструкции, положения, журналы инструктажа, документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, документы о финансировании мероприятий по охране труда, сопутствующие акты и приказы.

  1. Документы, которые могут стать обязательными при определенных обстоятельствах
  2. Коллективный договор

Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.

  1. Положение об оплате труда и премировании

Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка).

Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах.

  1. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы
  2. Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности

Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.

Обязателен при наличии сменной работы.
  1. Положение о коммерческой тайне

Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан хранить коммерческую тайну.

  1. Списки отдельных категорий сотрудников
  1. Лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
  2. Беременных работниц
  3. Несовершеннолетних работников
  4. Работников-инвалидов
  5. Работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда
  6. Работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
  7. Одиноких матерей
  8. Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет

Обязательны при их наличии в штате.

Напомним, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере.

  1. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников

При наличии таких работников – обязательны. Виды услуг от ААА-Инвест

  1. Смена названия, юридического адреса
  2. Регистрация изменений
  3. Внесение в реестр малого предпринимательства г. Москвы
  4. Изменения УК
  5. Регистрация ООО
  6. Приведение устава в соответствие с ФЗ N 312-ФЗ
  7. Изменения в видах деятельности общества (ОКВЭД)
  8. Купля-продажа доли
  9. Ликвидация и реорганизация ООО

Мы рады видеть Вас среди Клиентов ААА-Инвест!

Приказ — это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников. Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является: 1. По организационным вопросам:

  1. утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
  2. образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
  3. создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
  4. координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
  5. утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).

2.

По основной производственной деятельности:

  1. подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
  2. обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
  3. формирование и осуществление научно-технической политики;
  4. решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.
  5. обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
  6. обеспечение выпуска качественной продукции;

3. По личному составу (кадрам) организации:

  1. оформление командированных работников;
  2. обеспечение отбора и приема на работу персонала;
  3. создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
  4. решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)
  5. оформление поощрений работников и наложения взысканий;
  6. оформление высвобождения (увольнения) работников;
  7. оформление перевода на другую работу;

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю.

Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п. Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку. Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием.

Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами. Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами.

Согласование оформляется в виде визы.

Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания. Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа.

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

  1. Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; •эксплуатация зданий, помещений; •транспортное обслуживание, внутренняя связь; •обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет.

Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности.

Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности.

Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество.

Так, приказами по АХД могут быть: •приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3); •об определении места для курения; •о переходе на электронную пропускную систему; •ремонте помещений; •об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса; •организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах; •организации клинингового обслуживания (комплексного или разового); •о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами; •выделении транспортных средств для решения различных задач; •выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров; •проведении инструктажа по ГО и ЧС; •об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

  1. АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см.

врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»): 1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010); 2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации; 3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную.

На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается; 4) не содержит персональных данных.

Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание. Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно», а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

Нормативная база

Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию.

■ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является важнейшим нормативным документом для оформления деловой корреспонденции, документации, который отражает в том числе требования к оформлению управленческих документов. Стоит отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным государственным стандартом по оформлению организационно-распорядительной документации и носит рекомендательный характер.

■ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; утратила силу). Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации (например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации). ■ Рекомендации по ведению делопроизводства в организации (утверждены заместителем руководителя Росархива 31.12.2003)могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.

■ Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)могут быть полезны для разработки номенклатуры дел организации, поскольку в них отражены основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел.

Номенклатура дел используется для формирования и передачи дел в архив, проведения экспертизы ценности документов и является обязательным документом для любой организации. ■ Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; утратил силу), устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, издаваемых организацией, в т.ч.

исходящих и входящих писем, протоколов, справок, кадровых документов и др. Данный Перечень может использоваться для работы практически в каждом отделе организации, поскольку включает документы, касающиеся практически всех областей ее деятельности.

Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел отделов и/или номенклатуре дел по организации в целом. Срок хранения документа, не вошедшего в Перечень, определяется организацией самостоятельно: он согласовывается с руководителем и утверждается приказом, на основании которого документы определенного вида будут храниться в течение указанного в данном приказе срока.

■ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.