Как без ощибо просчитать табель учета рабочего времени


Как без ощибо просчитать табель учета рабочего времени

Шаг № 2. Вид простой.


Заходим во вкладку Отборы, вид Простой. Здесь нужно указать фамилии и должности ответственных, которые в итоге подписывают документ. В случае, если вы составляете табель для одного работника, то можно использовать дополнительный лист и установить:

  1. галочку Сотрудник;
  2. фамилию выбрать из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  1. какой именно вид отпуска проставлять;
  2. каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
  3. период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями: ОТ очередной оплачиваемый отпуск ОД дополнительный оплачиваемый ДО административный (без сохранения ЗП) У учебный с сохранием ЗП УВ учебный без отрыва от производства (сокращенный день) УД учебный без сохранения ЗП Р по беременности и родам ОЖ по уходу за ребёнком до 3 лет ОЗ без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях ДБ дополнительный без сохранения ЗП При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника.

Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61).

Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402. Табель учета рабочего времени на 2017 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

  1. форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).
  2. форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);

Неправильное ведение табеля учета рабочего времени правонарушение – Кредитный юрист

Правовед.RU 1188 юристов сейчас на сайте Здравствуйте!

В нашей компании нет табеля учета рабочего времени. Что нам за это грозит? Штраф? Спасибо Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Попробуйте посмотреть здесь:

  1. Является ли отсутствие табеля учета рабочего времени или отказ руководителя подписать его, основанием для невыплаты заработной платы
  2. Заполнение табеля учета рабочего времени для тренеров-преподавателей

Вы можете получить ответ быстрее, если позвоните на бесплатную горячую линиюдля Москвы и Московской области: 8 499 705-84-25 Свободных юристов на линии: 7 Ответы юристов (2)

  1. Все услуги юристов в Москве Раздел совместно нажитого имущества Москва от 15000 руб.

    Сопровождение сделок с недвижимостью Москва от 40000 руб.

Но это совсем не так Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе табеля формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13. Предусмотренные Госкомстатом России условные обозначения отработанного и неотработанного времени, казалось бы, отражают все возможные ситуации, возникающие при ведении табеля. https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM Но это совсем не так.

К сожалению, список обозначений не исчерпывает всех возникающих на практике ситуаций, например, среди принятых обозначений нет кода, показывающего, как отметить в табеле время, отработанное женщиной, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. Согласно ч. 3 ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины во время отпуска по уходу за ребенком она может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому.

Текстовый формат ячейки в Excel

Стоит обратить внимание на один существенный момент.

Если вы вводите в ячейку значение «01», а в ней появляется «1», значит, формат ячейки является числовым, а не текстовым. Его нужно поменять. Иначе формула работать не будет.

Выделяем нужную ячейку, вызываем правой кнопкой мыши меню и выбираем «Формат ячеек». В закладке «Число» выбираем «текстовый» формат. После смены формата нужно еще раз ввести значение в ячейку. Если нужно сменить формат сразу во всех ячейках поля, выделить нужно все эти поля и поменять формат одновременно во всех с помощью той же функции.

Если нужно сменить формат сразу во всех ячейках поля, выделить нужно все эти поля и поменять формат одновременно во всех с помощью той же функции. На заметку: если после смены формата формулы не работают, значит, в ваших параметрах обновление стоит в ручном режиме.

В этом случае необходимо обновить ячейку с формулой вручную (щелкнуть по ней два раза и нажать «enter») либо нажать кнопку F9, которая одновременно обновляет весь лист Excel.

Если вы хотите настроить автоматическое обновление страницы (а это просто необходимо сделать в нашем случае, иначе каждый раз придется вручную обновлять все ячейки), зайдите в «Сервис» => «Параметры» => «Вычисления» и выберите вариант «автоматически»: Итак, мы ввели в ячейку одно условие. Но как быть со всем остальным списком обозначения дней? Все довольно-таки просто! В строке состояния копируем все выражение кроме знака «=», ставим «;» перед последней скобкой выражения и вставляем после него скопированное выражение: Исправляем во втором выражении «01» на «03» (работа в выходной день): Готово!

Смысл этого выражения будет звучать так: Если значение ячейки D8 соответствует “01”, то значение ячейки AV8 нужно считать за 1, если нет, то действует новое условие: [если значение ячейки D8 соответствует «03», то значение ячейки AV8 нужно считать за «1»]. И так со всеми последующими условиями.

Теперь добавим любой код дня неявки. Скопируем второе выражение, сразу захватив «;»: и вставим опять же перед всеми скобками: Исправляем «03» на «16» (отпуск за свой счет), и «1» на «0», чтобы этот день не учитывался как отработанный: Вот и всё!

Все остальные коды проставляем аналогичным образом. Учтем, что логический оператор «ЕСЛИ» позволяет использовать не более 7-ми аргументов, поэтому если количество используемых вами кодов больше 7-ми, можно проставить коды только для явочных дней. Все остальные коды Excel в любом случае посчитает как «0».

Копируем полученную формулу и вставляем во все ячейки, которые соответствуют ячейкам Табеля учета рабочего времени: Теперь можно считать итоговые значения. Выделяем ячейку с итоговой суммой за первую половину месяца и с помощью автосуммы складываем значения, полученные в поле справа от Табеля учета рабочего времени: То же самое делаем со второй половиной месяца. Далее считаем количество часов за каждую половину месяца.

Можно сделать это с помощью автосуммы, т.к.

в ячейках, где указаны часы, применен числовой формат: Однако на практике можно столкнуться с тем, что при работе с табелем (копирование, вставка, вырезание ячеек) происходит сбой формата ячеек. Поэтому отметим одну особенность подсчета суммы в Excel.

Для того, чтобы сосчитать значения в любом формате нужно пользоваться ручным суммированием.

Автосумма считает только значения в числовом формате. Используем в нашем табеле эту особенность: Теперь складываем количество дней за первый и второй период, потом — количество часов. Для этого активизируем ячейку, в которой хотим создать формулу, и пишем в ней БЕЗ ПРОБЕЛОВ соответствующие знаки или активизируем (выделяем левой клавишей мыши) соответствующие ячейки в следующем порядке: = [Количество дней(часов) за 1 половину месяца] + [Количество дней(часов) за 2 половину месяца] ENTER При желании можно автоматизировать столбец «Количество неявок».

Для этого активизируем ячейку, в которой хотим создать формулу, и пишем в ней БЕЗ ПРОБЕЛОВ соответствующие знаки или активизируем (выделяем левой клавишей мыши) соответствующие ячейки в следующем порядке: = [Количество дней(часов) за 1 половину месяца] + [Количество дней(часов) за 2 половину месяца] ENTER При желании можно автоматизировать столбец «Количество неявок». Для этого вне поля Табеля учета рабочего времени выделим ячейку, в которой будем проставлять количество календарных дней в текущем месяце.

С помощью абсолютной ссылки посчитаем дни неявки: и часы неявки по формуле: = [Количество дней в месяце] * [Количество часов в день] — [Отработанное количество часов] ENTER Все полученные формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки табеля до конца списка сотрудников.

Все, что можно было автоматизировать, мы автоматизировали. Теперь можно скрыть столбцы, которые находятся справа от Табеля учета рабочего времени.

Остался один маленький нюанс. В случае, если количество сотрудников превышает число строк готового табеля, необходимо скопировать готовый лист и добавить столько его копий в файл, сколько необходимо для внесения всех сотрудников.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой.

Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Ответственность за ведение табеля учета рабочего времени

При ее заполнении следует руководствоваться «Инструкцией по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения», утвержденной постановлением Госкомстата России от 7 декабря 1998 г.

№ 121. При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой, если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения.

Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы.

При его отсутствии организация не имеет документального доказательства того факта, что работники действительно работали (а не болели, не были в отпуске, не прогуляли и т.
п.).

Особенности для бюджетных организаций

В предприятиях, работающих на бюджете, введена иная форма учета, утвержденная в виде формы № 0504421.

Бланк отличается от общих форм Т-12 и Т-13, благодаря отражению специфики работы бюджетников.

В заполняемой таблице вводятся новые кодовые обозначения: выходной по учебе, замещение по группам продленного дня, учебные отпуска.
Титульная и табличная часть имеет некоторые отличия:

  1. графы 20, 37 содержат информацию о промежуточных и месячных итогах рабочего времени;
  2. дополнительные расчет в форме не производятся.
  3. если производились корректировки, указывается порядковый номер внесения изменений;
  4. при отсутствии изменений, в графе ставится обозначение «0»;
  5. титульный лист, помимо информации о названии организации, содержит цифровой код;

В остальном, правила заполнения данного бланка мало отличаются от унифицированных форм.

Образец заполнения формы Т-12:

Унифицированные формы табеля учета

Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени.

Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями.

Этим же Приказом определен порядок ее заполнения и применения.

Что делать после заполнения?

После заполнения табель нужно распечатать. В нем расписываются человек, который ведет документ, руководитель структурного подразделения (если есть таковое) и работник кадровой службы (либо владелец компании).

Если все эти функции выполняет руководитель предприятия, он один заверяет

По правилам хранения документов, табель рабочего времени должен находиться в архиве 5 лет.

Автоматизация табеля с помощью формул

Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

Для примера возьмем такие варианты:

  1. Я – явка (рабочий день);
  2. В – выходной;
  3. ОТ – отпуск;
  4. К – командировка;
  5. Б – больничный.

Сначала воспользуемся функцией «Выбор».

Она позволит установить нужное значение в ячейку.

На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В».

Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;»Я»;»В»). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке.

Получается так:

Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если».

Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В».

«Если истина» — «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов.

«Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24=»В»;»»;8).

«Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца.

Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:

Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат.

Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» — простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ».

Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8».

Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы:

Все формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки по всему списку сотрудников.

При заполнении такого табеля нужно будет корректировать условные обозначения по работникам. Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки.

Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п.