Аналитическая справка по человеку


Структура аналитической справки


Естественно, в зависимости от профиля исследователя и предмета изучения, аналитическая справка будет иметь разное наполнение. При этом общие ориентиры, применяемые к структуре документа, останутся неизменными:

  1. смысловая часть (большая часть документа);
  2. приложения с графиками и дополнительными материалами.
  3. заключение, основанное на аргументах смысловой части;
  4. инициалы исследователей и их подписи;
  5. содержание документа с указанием номеров страниц, занимаемых каждой частью;
  6. краткое описание целей и предмета изучения (аннотация);
  7. оглавление на титульном листе или в шапке первой страницы;

По желанию составителя или требованию целевой аудитории структура может меняться, расширяясь или сокращаясь.

В оглавление включается название документа, объект изучения, автор исследования и дата его проведения/оформления. При желании, если документ получается объемным, шапка может дублироваться на каждой странице в колонтитуле. Заключение же должно содержать не только вывод на текущий момент и прогнозы, а также рекомендации по улучшению ситуации.
Заключение же должно содержать не только вывод на текущий момент и прогнозы, а также рекомендации по улучшению ситуации.

Что должна включать в себя аналитическая справка?

Никаких общих требований к составлению таких справок не существует, поэтому можно ориентироваться на отраслевые указания и методические рекомендации, принятые в соответствующем ведомстве. Однако традиционно принято, чтобы справка имела следующую структуру:

  • Подписи участников исследования, проводивших анализ и составивших справку.
  • Содержание — перечень частей справки, желательно — с указанием номеров страниц, с которых начинаются соответствующие части.
  • Введение (аннотация) с кратким описанием предмета исследования и его цели.
  • Основная часть.
  • Титульный лист или шапка с указанием названия документа, предмета исследования, автора справки, города и даты написания.
  • Приложение с дополнительными материалами по теме (при наличии таковых).
  • Заключение, в котором отражаются сделанные выводы, а также рекомендации по улучшению ситуации.

Приведенная структура является ориентировочной, при необходимости она может быть изменена.

Структура документа: 6 разделов

Как правило, справка состоит из нескольких страниц.

Структура документа и его форма могут быть любыми; обычно справка состоит из таких разделов:

  • Аннотация – краткая вводная часть с описанием предмета, целей и объекта исследования.
  • Краткие выводы (заключение).
  • Титульный лист с основными данными об исследовании (его «паспорт»): данные о заказчике и исполнителе, дата и место исследования, составления справки.
  • Подписи всех участников исследования с указанием их должности, специальности или квалификации. Печать организации, где они работают.
  • Приложения – в этот раздел выносятся объемные изображения, документы, графики, таблицы и другая информация, не разместившаяся в основной части.
  • Основная часть – собственно результаты, сформулированные в виде текста, диаграммы, таблицы, графика, схемы и т\п\

Аналитическая справка оформляется в соответствии с общими требованиями к деловой документации (в печатном виде только на одной стороне листа А4), без исправлений и зачеркиваний. Стиль изложения – научный с элементами официально-делового.

Все выводы конкретные, по возможности содержат не только качественные, но и количественные оценки. Количество страниц в среднем 7-10 (иногда всю информацию можно разместить на 1-2 листах).

Какие требования предъявляются к справке

Официальная деловая документация оформляется по ГОСТу:

  1. верх и низ листа имеет поля по 2 см;
  2. распечатывают на листе формата А 4;
  3. справа – 1.5 см;
  4. заполнение текстом выполняют только на лицевой стороне.
  5. слева отступ 3 см;

Образец справки можно скачать ниже. Справку составляют:

  1. четко выстраивают фразы;
  2. последовательно излагают материал;
  3. аргументируют выводы;
  4. дают точную оценку производству, бизнесу.

Какие налоговые изменения вступят в силу в 2020 году?

Читайте по . Создают аналитические справки с целью исследования всех производственных операций, чтобы найти тонкие моменты, исключить ошибки, перенять положительные примеры от других успешных организаций.

Как оформить документ

В том, что касается непосредственного оформления справки, стоит ориентироваться на стандартный набор правил, установленных ГОСТ по делопроизводству. Это значит, что документ должен печататься на листах формата А4.

Текст должен размещаться только на одной стороне листа, иметь читабельный размер шрифта и отступы. Причем левый отступ стоит сделать не менее 3 см, для того, чтобы подшивка справки в папку не скрыла часть информации.

Помимо этого, стоит учитывать несколько важных правил, касающихся наполнения документа. Аналитическая справка содержит описание проведенного исследования с конкретными выводами, подтвержденными доказательными материалами – расчетами, документами, графиками и т.п.

Что касается записки, чаще это документ теоретического содержания, который содержит обобщенные сведения по какой-либо проблеме, описание ее причин и возможных последствий. Для составления записки обычно привлекается 1 эксперт, который дает свой комментарий для решения возникшей проблемы (снижение клиентского потока, ухудшение качества производимой продукции, экологическая проблема и т.п.).

Для составления записки обычно привлекается 1 эксперт, который дает свой комментарий для решения возникшей проблемы (снижение клиентского потока, ухудшение качества производимой продукции, экологическая проблема и т.п.).

Записка имеет стандартную структуру, во многом похожую на заявление.

Как правило, весь текст размещается на 1-2 страницах. Таким образом, аналитическая справка составляется в произвольной форме, однако следует четкой структуре, принятой в конкретной организации.

Нормативное регулирование

Написание аналитической записки не регламентируется каким-либо нормативно-правовым актом в целом. К такой бумаге не предъявляется жестких стандартов:

  1. не определена единая форма информационно-аналитической справки;
  2. не установлены требования к структуре;
  3. не даны единые рекомендации по написанию документа.
  4. не установлен единый образец;

Чтобы сориентироваться в правильности составления справки – используйте локальные нормативно-правовые акты, касающиеся написания таких документов, а также рекомендации, установленные управляющей компанией, или определенные в качестве отраслевых требований по составлению такой бумаги.

Общие рекомендации

Занимаясь составлением аналитической записки необходимо обязательно соблюдать следующие рекомендации:

  • Факты, в свою очередь, не рассматриваются в сочетании с посторонними сведениями.
  • Презентация записки, как правило, проводится после ее утверждения.
  • Весь текст в этом документе обязательно должен быть направлен на достижение необходимой цели. (она, как правило, одна).
  • Необходимо запросить дополнительные сведения, которые могут существенно повысить объективность записи.
  • Текст должен быть составлен таким образом, чтобы он обязательно был понят людьми однозначно. Использование научной терминологии и выражений приветствуется.
  • Размер аналитической записки должен составить не меньше семи страниц.
  • В момент подготовки применяются различные методички и сопоставляются факты.
  • Более подробное раскрытие излагаемой темы.

Аналитическая справка должна быть заверена ответственным лицом и передана на коррекцию и проверку в соответствующее ведомство.

В данном подразделении этот документ будет тщательно изучен.

В него могут быть внесены некоторые изменения.

Прочтите статью сайта:

6.2. Служебные записки

Служебные записки — обобщающее название адресованных руководству письменных пояснений, уведомлений и обобщений, в которых описываются определенные факты или события, а также вносятся предложения, вытекающие из изложенных фактов или событий и их анализа.

При составлении служебной записки указывается точное название документа — докладная, пояснительная или аналитическая записка.

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладные записки бывают информационными, инициативными и отчетными. Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя.

Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя.

Цель докладной записки — информировать руководителя об имевшем место факте, о ходе выполняемой работы, сложившейся ситуации и т. п. и побудить принять определенное решение. Из этого следует, что текст докладной записки имеет две части: в первой (констатирующей или описательной) излагаются факты, имевшие место, или сложившаяся ситуация, во второй — выводы, предложения или просьба.

В зависимости от адресата докладные записки, как и справки, могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, и внешними, которые адресуют в другие инстанции (вышестоящие организации собственной системы — министерство, ведомство и т.

п. — или местные органы власти).

Внутренняя докладная записка составляется на чистом листе бумаги. Она содержит следующие реквизиты:

  1. дата документа (11);
  2. текст документа (21);
  3. адресат (16);
  4. регистрационный индекс документа (12);
  5. заголовок к тексту (19);
  6. подпись (23).
  7. название вида документа (10);

Внешняя докладная записка имеет те же реквизиты, что и внутренняя, но оформляется на общем бланке предприятия и подписывается руководителем предприятия. Приведем пример составления докладной записки.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Пояснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (проекта, плана, отчета) или объясняющий причины каких-либо событий, фактов, действий работников и составляемый по требованию руководства. К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу, дополняют и поясняют его. Обычно они составляются к проекту или отчету (например,

«Пояснительная записка к годовому отчету за 2009 год»

).

Оформляются такие пояснительные записки на общих бланках.

Они имеют те же реквизиты, что и докладные записки. Вторую группу составляют записки, в которых отдельные работники объясняют свои действия, поступки или сложившуюся ситуацию, например в связи с невыполнением задания или нарушением дисциплины. Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации.
Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации.

Как и внутренние докладные записки, они пишутся на чистых листах бумаги, имеют те же реквизиты и подписываются их составителями.

Приведем пример составления пояснительной записки. Архив Директору Якименко С. М.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Об аварии в архиве завода В результате разрыва трубопровода холодной воды, случившегося в воскресенье 27.12.2009 около 14 часов, было залито водой архивохранилище Д заводского архива, в котором находились дела временного хранения. Авария произошла из-за плохого состояния водопроводных труб, на которых были установлены хомуты.

Благодаря оперативным действиям дежурного Металлова М. А. своевременно были приняты меры по устранению аварии и ликвидации ее последствий. Однако до 30 % дел, находившихся в этом хранилище, намокло или отсырело.

Для спасения документов были предприняты следующие действия:

  1. перебраны все дела и отобраны поврежденные документы;
  2. просушены документы, по которым срок хранения не истек;
  3. остальные дела и документы вынесены в другое специально выделенное помещение.
  4. выделены к уничтожению дела, по которым истек срок хранения;

В результате принятых мер утраченных документов нет. Приложения: 1. Акт об аварии от 27.12.2009 № 3 на 2 л. в 1 экз. 2. Акт об уничтожении поврежденных документов от 28.12.2009 № 12 на 3 л.

в 1 экз. Заведующая архивом Резникова Т. А. Резникова Аналитические записки — письменные обобщения, которые составляются по требованию руководства или по собственной инициативе и содержат систематизированные (сгруппированные, классифицированные и обобщенные) данные о событиях и процессах с изложением тенденций развития ситуации и предложений по принятию управленческих решений, которые следуют из приведенного анализа.

Аналитические записки имеют те же реквизиты, что и прочие служебные записки.

Аналитическая справка и записка

Эти два документа довольно сильно отличаются друг от друга по назначению и содержанию, поэтому не стоит путать их друг с другом.

Аналитическая справка содержит описание проведенного исследования с конкретными выводами, подтвержденными доказательными материалами – расчетами, документами, графиками и т.п. Что касается записки, чаще это документ теоретического содержания, который содержит обобщенные сведения по какой-либо проблеме, описание ее причин и возможных последствий.
Что касается записки, чаще это документ теоретического содержания, который содержит обобщенные сведения по какой-либо проблеме, описание ее причин и возможных последствий.

Для составления записки обычно привлекается 1 эксперт, который дает свой комментарий для решения возникшей проблемы (снижение клиентского потока, ухудшение качества производимой продукции, экологическая проблема и т.п.).

Записка имеет стандартную структуру, во многом похожую на заявление. Как правило, весь текст размещается на 1-2 страницах.

Таким образом, аналитическая справка составляется в произвольной форме, однако следует четкой структуре, принятой в конкретной организации.

Справка не копирует текст исследовательской работы, а только содержит описание ее результатов для получения прямых ответов на вопросы, интересующие заказчика. Поэтому все выводы составляются осмысленно и максимально кратко.

Нужно ли заверять аналитическую записку

Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней.

Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.

Области применения

Аналитической справкой пользуются преподаватели и студенты ВУЗов при обобщении исследуемой литературы по любому материалу.

Документ применяют на предприятиях для изучения объемов продукции: выпущенной, реализованной, бракованной, просроченной и т.д. Например, если компания собирается выходить на рынок, то справка с анализом будет нужна, чтобы оценить свои перспективы на развитие в будущем.

Кроме того, составляется полный перечень состояния в отрасли и на самом рынке продаж. Подается информация о появлении новых тенденций и сегментов. Объектом исследования бывает не только сама отрасль, но и партнеры по бизнесу.

Посмотреть образец можно .Документ может использоваться в статистических органах, медицинских учреждениях, экологических компаниях, Министерствах и ведомствах. По структуре документ может быть различным, но некоторые разделы, утверждаемые руководством, будут обязательными.

Справкой пользуются маркетологи, методисты, студенты. В конце анализа обязательно делается прогнозирование на основании данных за несколько лет и вывод о деятельности предприятия (ведомства) и целесообразности применяемых при профессиональной деятельности рабочих методов.

Важно! Основным назначением аналитической справки является фиксация на бумаге результатов проведенного анализа.

Особенности аналитической справки

Целью специалиста, составляющего аналитическую справку, является фиксация результатов его исследования.

Предметом изучения может быть определенный сегмент рынка или образовательный процесс в конкретном классе или даже исторические события.

Студенты, маркетологи, преподаватели – всем знакомы ситуации с необходимостью составления подобного документа. Ключевым преимуществом документа является концентрированная информация, визуализирующая только конечный результат объемной работы.

То есть, можно донести информацию до целевой аудитории, опуская утомительные подробности и обращаясь к ним только в случае необходимости каких-либо уточнений. Скачать образец аналитической справки

Образцы, как написать аналитическую справку

При написании аналитической справки важно понимание особенностей отрасли, о которой идет речь. Например, если речь идет об оформлении данного типа документа по ФГОС или для воспитателя в ДОУ, в него должны включаться такие критерии оценки работы с детьми, как:

  1. забота о сохранении и укреплении физического здоровья;
  2. проведение игрового досуга;
  3. умственное развитие.
  4. помощь в личностном росте;

Описывая, какими технологиями в своей работе пользуется определенный воспитатель, и какой результат они дают, можно сделать вывод об эффективности работы.

Похожие принципы используются в других случаях (работа методиста, успеваемость в школе).

При составлении справки об успеваемости определенных классов в школе идет сбор информации в разрезе по четвертям, по предметам, по программам преподавания. Результаты аттестации у психолога должны отображаться в справке в следующем порядке: информация о причине приема, затем результат индивидуальных и комплексных занятий. В качестве заключения – итоговое состояние на определенный период.

Корректно составленная справка должна полностью отвечать на изначально поставленные вопросы целевой аудитории.

Помимо этого, важны рекомендации, которые может дать исследователь по результатам изучения.